Si vous travaillez dans le domaine de la gestion de projet, vous avez forcément besoin d’outils qui vous permettent de planifier et de suivre les étapes jusqu’au produit fini.

Le diagramme de Gantt, inventé par Karol Adamiecki en 1890 et popularisé au tout début du XXᵉ siècle par l’ingénieur qui lui a donné son nom, pourrait vous intéresser ! Grâce à cet outil, la qualité de la mise en œuvre de votre projet est assurée. 

Dates, coûts, responsabilités, ressources : le diagramme de Gantt consigne tous les paramètres de façon dynamique et flexible.

Vous voulez savoir comment faire un diagramme de Gantt ? Voici la marche à suivre en 5 étapes et 4 questions essentielles !

Vous pourriez aussi aimer :

Comment Faire un Diagramme de Gantt ?

Si vous n’avez encore jamais travaillé avec le diagramme de Gantt, vous vous demandez peut-être si c’est un outil accessible… 

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez le tester en respectant un cheminement simple et efficace, que nous allons détailler ensemble. 

1. Identifier les Étapes de Votre Projet

Avoir un projet, une idée brillante, c’est bien. Le mettre en route, c’est mieux. Pour cela, vous devez avant tout faire un état des lieux de votre projet. 

Vous savez où vous voulez aller. Mais, par quelles étapes allez-vous devoir passer ? 

Réalisez donc un plan détaillé de chaque temps fort de votre projet. Pour l’instant, n’entrez pas trop dans les détails, mais clarifiez votre vision globale en respectant le facteur chronologique. Vous obtenez ainsi une timeline qui encadre le processus.

Définir les Tâches

Il est temps d’entrer davantage dans les détails de votre projet. Maintenant que les grandes étapes sont définies, vous pouvez en spécifier les tâches attenantes et en décomposer les étapes. 

Attention, faites preuve de précision et d’exhaustivité ici, il ne s’agit pas de laisser de côté une action qui mettrait en péril le déroulement du projet ! 

Ainsi, demandez-vous, pour chaque étape, quelles actions devront être réalisées. Vous pouvez définir des tâches et des sous-tâches, si cela est pertinent pour votre produit. Le tout est d’avoir une vision encore plus claire, plus fine des rouages du projet.

Estimer leur Durée

Lorsqu’on gère l’avancée d’un projet, les échéances sont essentielles et doivent être respectées par chaque membre de l’équipe. Elles doivent être cernées avec soin et définies selon la mesure la mieux adaptée au projet (jour/semaine…). 

Reprenez donc la liste des tâches que vous venez de réaliser. 

Pour chacune, vous allez maintenant quantifier la durée de réalisation. Pour une meilleure lisibilité, posez un jalon de début et un jalon de fin. 

Estimer la durée de chaque tâche permet de cadrer le travail des équipes, de rassurer le client et de mettre en place une gestion de projet pragmatique et réaliste. 

2. Établir un Calendrier Macro de votre Projet

Les 3 étapes précédentes ont permis de dessiner plus précisément les contours de votre projet. Il est temps d’élaborer un calendrier qui soit à la fois détaillé et en même temps doté d’une vision suffisamment globale pour gérer tous les paramètres du processus, du début à la fin. 

Faites donc se rejoindre les différentes tâches (natures et durées) avec la chronologie du projet dans son intégralité. 

Pour cela, ajoutez une donnée essentielle : la prise en compte des éventuels retards. Bien sûr, dans l’idéal, votre projet sera mené à bien sans encombres et dans un temps record ! Mais, penser le calendrier macro de votre projet de façon sensée et pragmatique vous oblige à intégrer les éventuels contre-temps. 

Ainsi, vos collaborateurs ont le temps nécessaire pour travailler et les échéances sont transparentes pour le client, qui sait à quoi s’attendre concrètement. 

Inutile donc d’instaurer des dates de début/fin de tâches trop rapprochées. C’est ambitieux, certes, mais potentiellement délétère pour toutes les parties !

3. Organiser les Dépendances entre les Tâches

La réussite de votre projet réside dans l’imbrication des tâches et de sous-tâches. En effet, celles-ci sont pour la plupart interdépendantes.

Telle tâche ne peut être réalisée que si telle autre est terminée…

Telle et telle action ne peuvent être lancées que dans un ordre précis…

Ces deux tâches peuvent être menées simultanément pour gagner du temps…

Il s’agit donc de bien identifier quelles actions sont dépendantes de quelles autres et dans quelle mesure, pour que le projet continue d’avancer. Connaître les liens entre les tâches vous permet de les orchestrer efficacement. 

Dans votre diagramme de Gantt, vous ferez ainsi apparaître les tâches dites « parallèles » (simultanées), les tâches « séquentielles » (réalisées selon une temporalité précise) et les tâches « mixtes ». 

4. Utiliser un Logiciel de Diagramme de Gantt

Les chefs de projet ont à leur disposition un panel d’outils informatiques pour soutenir leur travail. Parmi ces outils, le logiciel de diagramme de Gantt est particulièrement utile pour visualiser et organiser les différentes tâches d’un projet.

Voici 3 logiciels qui vont vous permettre d’élaborer un diagramme de Gantt facilement

Monday

Monday est le logiciel à découvrir si vous souhaitez allier personnalisation poussée et diversité des options. Par ailleurs, si votre entreprise possède déjà une solution marketing et/ou CRM, c’est un logiciel qui s’y intègre parfaitement.

Adapté à toutes les tailles d’entreprise, Monday met à votre disposition un panel de templates de tableaux, l’intégration sans faille à de nombreux outils (Trello/Slack/LinkedIn…) et un support client de grande qualité.

Les tarifs de Monday vont de 8 € par mois et par utilisateur pour la version basique, jusqu’à 16 € pour la version pro, en facturation annuelle pour une équipe de 3 utilisateurs. 

À lire : le blog de Monday regorge d’informations et d’astuces sur les diagrammes de Gantt. Lecture conseillée ! 

Wrike

Si l’agilité est au cœur de vos préoccupations, vous devriez jeter un œil à Wrike. La force de ce logiciel réside dans ses fonctionnalités très variées et hautement paramétrables. Basée sur le cloud, Wrike est une solution sécurisée et cryptée, adaptée aux besoins de toutes les entreprises. 

Ses atouts ? Son interface ergonomique et intuitive et ses fonctionnalités pensées pour favoriser le travail collaboratif. Vos équipes vont adorer !

Bon à savoir : en raison de la richesse des commandes, la prise en main du logiciel peut paraître ardue, mais le jeu en vaut la chandelle. 

Le plan tarifaire de Wrike propose une version gratuite, puis des offres payantes allant de 9,80 $ par mois et par utilisateur pour la version professionnelle, jusqu’à 24,80 $ pour l’offre Business. 

Zoho Projects

Zoho Projects fait partie des meilleurs outils de gestion de projet. Ses paramètres de planification et de suivi de projet sont très pertinents, tout en restant faciles à utiliser. 

Petit plus : l’application mobile du logiciel est très appréciable pour les chefs de projet nomades ! 

Sa sécurité accrue, ses belles capacités d’intégration et ses fonctionnalités solides en font un logiciel fiable, à qui vous pouvez confier la gestion de vos projets. 

Vous pouvez réaliser des diagrammes de Gantt, mais aussi des présentations Kanban, profiter des options de facturation et de rapports très détaillés (temps/ressources/personnes). Autre fonctionnalité intéressante : la gestion des problèmes (détection et suivi).

Zoho Projects existe sous la forme d’une offre gratuite, pour 3 utilisateurs maximum. Les offres payantes vont ensuite de 4 € par utilisateur et par mois pour la version Premium, jusqu’à 9 € pour la version Entreprise, en facturation annuelle. 

« L’interface de Zoho Projects est très agréable, l’UI et l’UX sont bons, rendant l’expérience très agréable. Zoho Projects propose une version totalement gratuite permettant 2 projets et 3 utilisateurs maxi, ce qui permet de pouvoir tester le logiciel avant de passer à l’achat, c’est-à-dire l’offre premium.  Zoho permet d’organiser ma vie professionnelle, personnellement, je ne pourrai plus m’en passer ! J’adore le fait de pouvoir choisir ses combinaisons de couleur et le dark mode cela permet de personnaliser son expérience. »

Pierre, Graphiste (France), janvier 2023

5. Suivre et Ajuster le Projet

Une fois que le projet est lancé, votre diagramme de Gantt est un outil précieux aussi en termes d’actualisation du projet. 

Mettre à Jour les Tâches

Vous avez défini les tâches de votre projet et vous avez créé le calendrier macro parfait, prenant en compte les interdépendances. Grâce au diagramme de Gantt, vous allez pouvoir faire avancer votre projet en temps réel, si les tâches sont mises à jour. 

En effet, un suivi dynamique vous permet d’anticiper l’étape d’après, mais aussi de repérer les éventuels bugs.

À vous de voir ce qui vous convient, selon le logiciel que vous aurez choisi. Visualisation de l’avancement sous forme de pourcentage ou de graphique ? Déblocage de la tâche suivante à partir d’un certain seuil de réalisation de la tâche précédente ? 

Cette mise à jour est indissociable d’une anticipation efficace des étapes de votre projet. Et c’est bien là que réside le succès de la gestion de projet ! 

De plus, si vous avez correctement travaillé sur l’interdépendance des tâches dans votre diagramme, celles-ci vont s’ajuster automatiquement en cas de retard ou de modification du projet. 

Résoudre les Problèmes

La grande richesse du diagramme de Gantt, c’est de pouvoir mettre le doigt rapidement sur les problèmes, voire de les anticiper avant même qu’ils ne surviennent, pour les corriger en un temps record et les inclure dans la chronologie du projet. 

Lorsque votre diagramme est paramétré, vous avez l’œil sur le temps de travail des équipes, leurs performances, la progression des tâches. 

Vous pouvez donc confronter en temps réel la situation effective à vos prévisions et réajuster les tâches, le cas échéant. 

L’idée, c’est de ne pas être pris au dépourvu par un bug que vous n’auriez pas anticipé ou par des ressources qui ne seraient pas mobilisables en cas de besoin (matérielles, temporelles ou humaines). 

Dans ce cas, le diagramme de Gantt se mue en véritable outil d’aide à la prise de décision.

Communiquer les Mises à Jour

Une bonne gestion de projet passe nécessairement par une communication efficace entre les parties, et particulièrement entre les collaborateurs. Souvent, un diagramme performant remplace même les réunions physiques, au profit d’une plus grande productivité. 

Communiquer les mises à jour aux équipes a donc des avantages. 

  • Dynamiser les collaborateurs qui s’organisent en fonction.
  • Revoir les échéances pour les rendre plus réalistes ou plus compétitives, selon la situation. 
  • Cultiver la flexibilité des parties, nécessaire pour une gestion de projet agile. 

FAQ : Comment Créer Un Diagramme de Gantt ? 

1. Quelles Méthodes Utiliser pour Créer un Diagramme de Gantt sur Excel ?

Si vous débutez en matière de diagramme de Gantt ou si vos besoins de personnalisation sont limités, vous pouvez effectivement créer votre support sur Excel. 

Il faut savoir qu’il n’existe pas de modèle prédéfini sur Excel, il va donc falloir créer votre outil de bout en bout. Néanmoins, vous trouverez ici des modèles offerts dans la solution Microsoft 365. 

Rien de compliqué, donc.

  • Notez vos tâches décomposées dans une colonne, chacune accompagnée de sa durée.
  • Allez ensuite dans « Insertion » et sélectionnez « Graphiques/Barres/barres empilées » pour transformer le tableau que vous aurez rempli en graphique, ressemblant à un diagramme. 
  • Personnalisez, pour finir, la présentation selon vos besoins.

Pour plus de précisions, nous vous conseillons cet excellent tutoriel d’Agnès, très clair et pédagogique.

https://www.youtube.com/watch?v=4Y_NZJZt-p0

Notre conseil : si vos besoins de fonctionnalités sont limités, tournez-vous vers les logiciels en ligne qui proposent une version gratuite, au lieu de tâtonner sur Excel. Vous verrez que l’ergonomie et l’intuitivité du support est d’un grand confort.

2. Quels Logiciels Gratuits sont Disponibles pour Réaliser un Diagramme de Gantt ?

Il existe plusieurs solutions offrant un plan gratuit pour profiter des fonctionnalités de gestion de projet. Parmi eux, nous vous conseillons Gantt Project.

Facile à démarrer et à utiliser, il est disponible en téléchargement pour Windows et macOS. Aucune configuration n’est requise et vous pouvez vous lancer tout de suite dans l’élaboration d’un diagramme grâce à son interface claire.

3. Comment Créer un Diagramme de Gantt en Ligne Rapidement ? 

Si vous souhaitez une solution en ligne complète et intuitive, nous vous conseillons Monday. Il s’agit probablement du meilleur compromis entre simplicité d’utilisation et puissance des fonctionnalités. 

Grâce à ce logiciel, vous pourrez créer un diagramme de Gantt rapidement et précisément, faisant passer votre gestion de projet à un tout autre niveau ! 

4. Quels sont les Avantages de Gantt Project pour la Réalisation d’un Diagramme ?

Gantt Project est une solution intéressante pour les chefs de projet pour plusieurs raisons.

  • Le logiciel est simple, avec une courbe d’apprentissage réduite.
  • Aucune configuration n’est requise.
  • Il est compatible avec Microsoft Project.
  • L’outil gère les vacances/absences des collaborateurs dans le calendrier.
  • L’interface est ergonomique et claire, sans être austère.
  • Les mises à jour sont régulières.
  • Toutes les affectations de tâches, de ressources, de dates sont possibles.

Et bien sûr, l’avantage ultime est que c’est un outil gratuit ! Notez quand même qu’il vous est proposé d’effectuer un don de 5 $, pour soutenir la pérennité du projet.

Pour Résumer

Dans la trousse à outils des chefs de projet, il y a forcément un diagramme de Gantt. 

En effet, la clé d’un projet couronné de succès, c’est l’anticipation et la flexibilité. Ce sont justement les qualités principales de cet outil.

Gérer les tâches, les délais, les problèmes tout en conservant la motivation des équipes : voilà l’intérêt d’un diagramme de Gantt ! Cependant, son efficience dépend de sa bonne construction. Alors, n’hésitez pas à vous tourner vers les solutions en ligne pour profiter de fonctionnalités facilitatrices. 

Nous vous souhaitons de belles gestions de projet !

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter les articles : Gestion de Projet : Faits & Chiffres Importants & Gestion du Temps : Astuces.

Naier Saidane

Naier Saidane

Blogueur, Podcasteur & Coach Entrepreneuriat

Naier est blogueur et expert en business en ligne. Rejoignez Naier et 53k lecteurs mensuels de L’Entrepreneur en vous pour construire, développer et monétiser votre business en ligne.

À LIRE ÉGALEMENT

Platforme podcast
crm statistiques
logiciel RH SIRH
Guide pratique transcripteur
Devenir assistant virtuel
Meilleurs logiciels CRM