Gestion du Temps : 9 Astuces (Travailler Moins & Gagner Plus)

Quand on aime son métier, on travaille souvent sans compter les heures. Une facture à éditer, un mail à traiter, une info à vérifier… Et les journées de travail n’en finissent plus !

En tant qu’entrepreneur, pouvoir choisir ses modalités de travail est un privilège indéniable. Mais de la passion à l’épuisement, il n’y a qu’un pas. 

Alors, travailler moins pour gagner plus, ça vous dirait ? La bonne nouvelle, c’est que savoir gérer son temps et booster sa productivité, ça s’apprend ! 

Pour être plus efficace au quotidien et ne plus courir après la montre, voici 9 astuces à connaître absolument.

1. Vous avez 24 heures par Jour (et elles sont à vous)

Commençons par un fait basique, mais qu’il est bon de rappeler aux workaholics : vos journées comportent 24 heures. Elles vous appartiennent, et c’est donc à vous de décider ce que vous allez en faire. En soi, c’est une chance de disposer de cette possibilité, chaque jour.

Bien sûr, il existe des contraintes incompressibles dans votre vie personnelle et professionnelle. Et pourtant, avec une bonne organisation, vous verrez qu’elles peuvent parfaitement bien s’imbriquer.

D’abord, prenez le temps de cerner vos besoins pour les prochaines 24 heures : 

• Quelles sont les deadlines à honorer dans votre travail ?
• Avez-vous besoin de faire du sport, de lire, de méditer ?
• Quel est le temps alloué à votre vie personnelle ?

Parfois, le simple fait de poser la question pragmatiquement va vous amener à différencier ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas, ce qui est indispensable et ce qui ne l’est pas.

Pour cela, je vous propose de découvrir la matrice d’Eisenhower expliquer par Julien Gueniat. 

Voilà ce que recommande d’ailleurs Julien sur la gestion du temps :

Ce modèle peut se résumer en une phrase, « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » : 

• Important et urgent : payer votre CFE avant la date limite, contacter le support technique de votre logiciel de travail qui ne répond plus.
• Important, mais pas urgent : terminer une mission dont la deadline est dans 3 jours.
• Pas important, mais urgent : partager l’article de blog que vous avez écrit sur vos réseaux sociaux.
• Ni important ni urgent : reprendre votre série Netflix là où vous l’aviez laissée.

Grâce à cette matrice, que vous pouvez formaliser comme un schéma, vous allez apprendre à prioriser vos tâches. L’objectif ? Ne plus avoir l’impression de devoir tout traiter en urgence, parce que tout vous paraît important.

2. Définissez une (et une seule) Tâche Clé par Jour

Lorsque vous avez opéré un tri clair de vos tâches, je vous conseille d’en définir une par jour. 

En effet, lorsqu’on veut s’organiser, on est souvent plein de bonne volonté et un peu trop optimiste. Or, il n’y a rien de plus déprimant, dans ces cas-là, que de ne pas arriver à honorer les missions qu’on s’est fixées. 

À voir aussi : Applications pour s’organiser au travail

Mon conseil, surtout si vous débutez : définissez une tâche et prévoyez le double du temps que vous estimez nécessaire pour l’accomplir. Vous la bouclez plus rapidement ? Parfait, c’est du temps bonus pour vous ! 

Bon à savoir : de nombreux logiciels de gestion de projet sont à votre service pour formaliser vos objectifs et vous aider à dérouler un processus efficace jusqu’à l’objectif, je vous conseille de les découvrir.

3. Utilisez une To Do List

La To Do List a un double avantage. 

Lorsque vous la construisez (le matin-même ou le dimanche soir pour toute la semaine), elle vous permet d’anticiper et d’avoir une vue panoramique de votre planning. Écrire sa To Do List, c’est déjà se mettre en condition de rationaliser votre temps. 

La clé du succès, c’est la planification. Et c’est justement parce que vous planifiez les tâches importantes que vous pourrez gérer l’imprévu en toute sérénité.

Le deuxième avantage de cette To Do List, c’est qu’elle fait office de feuille de route tout au long de votre journée. Un moment de flottement ? Un rendez-vous annulé à la dernière minute ? Une tâche qui se résout plus rapidement que prévu ? Vous avez sous les yeux la liste des actions que vous pouvez réaliser dans ce temps additionnel, pour prendre de l’avance sur votre programme !

Je ne résiste pas à ajouter un troisième avantage. La To Do List, c’est bon pour le moral ! 

Cocher les cases les unes après les autres est hautement satisfaisant et va vous donner un grand sentiment de productivité.

À voir également : Meilleurs logiciels de planning.

4. Afficher des Créneaux dans votre Calendrier

Les journées, les semaines défilent trop vite à votre goût ? 

Ne vous contentez pas d’établir votre To Do List, mais allouez des créneaux dans votre calendrier aux tâches importantes, aux rendez-vous incontournables, même s’ils ont un délai. N’hésitez pas, si besoin, à configurer un rappel sur votre appareil mobile.

C’est d’autant plus vrai pour les tâches importantes, mais pas urgentes. Vous savez qu’il faudra les résoudre, mais vous reportez indéfiniment parce qu’il n’y a pas de critère de gravité si elles ne sont pas traitées en priorité.

Souvent, il s’agit de tâches en lien avec votre bien-être physique ou mental, qu’elles concernent la sphère privée ou professionnelle. 

L’objectif du calendrier ? Accomplir ce qui compte vraiment pour vous.

5. Convertissez vos Objectifs en Tâches

Définir des objectifs, c’est bien. Savoir ce que vous devez réaliser, avoir une vision finale de votre projet, c’est nécessaire. Mais qui n’a jamais connu la To Do List à rallonge, allant de report en report ? Quelle perte de temps…

D’abord, la méthode SMART peut vous aider à établir des tâches pertinentes. 

Pour cela, à l’instar de l’acronyme, vous allez vous assurer que vos objectifs sont : 

• Spécifiques, clairs et adaptés à la situation.
• Mesurables, grâce à des indicateurs d’avancement du projet.
• Acceptables, c’est-à-dire ambitieux sans être décourageants.
• Réalistes en fonction des moyens dont vous disposez.
• Temporellement définis, avec éventuellement des échéances intermédiaires. 

Pour convertir vos objectifs en tâches, astreignez-vous à développer une pensée linéaire. Autrement dit : pour arriver à tel but final, quelles sont les petites étapes par lesquelles je vais devoir passer ?

Ce sont ces petites étapes que vous allez convertir en tâches. L’avantage, c’est qu’elles sont plus réalistes que votre objectif final, généralement décourageant, car monumental. Avancer pas à pas et s’assurer que chaque micro étape est solide, c’est l’assurance d’un projet qui avance.

6. Planifiez des Créneaux de Travail

Imaginez votre journée comme un bloc d’argile : à vous de la façonner !

En effet, disposer d’une journée entière, sans balises, pour réaliser ses objectifs peut être vertigineux. Vous pouvez avoir l’impression d’avoir énormément de temps et ne pas vous mobiliser efficacement. Ou au contraire, vous pouvez paniquer à cause de la charge de travail que vous avez définie, sans visualiser réellement à quoi va ressembler votre journée.

La solution pour ne pas vous éparpiller : planifiez des blocs de travail. 

C’est ce qu’on appelle le time blocking. Ainsi, vous pouvez prévoir un bloc « comptabilité », un bloc « veille réseaux sociaux », un bloc « édition de devis », etc. Il s’agit en fait de regrouper les tâches qui se ressemblent ou font appel aux mêmes gestes intellectuels. 

De cette façon, vous mobilisez des ressources cognitives spécifiques, sur un laps de temps concret, plutôt que d’alterner les tâches différentes qui sollicitent une adaptation permanente de votre cerveau. Ainsi, plus de perte d’énergie et de concentration !

Saviez-vous que le time blocking est la méthode d’organisation préférée d’Elon Musk ?

Je vous conseille par ailleurs de ne pas oublier de planifier des créneaux de temps off, dédiés à souffler dans votre journée. Non, vous ne perdez pas votre temps, vous rechargez vos batteries pour être plus efficace ensuite. Lorsqu’on est son propre patron, prendre soin de soi fait partie des tâches importantes et urgentes !

7. Consacrez du Temps à vous Former

Si les temps off sont nécessaires pour booster votre productivité, je vous suggère également d’inclure des blocs « formation » dans votre planning. Et ce, pour deux raisons.

Premièrement, si vous continuez de vous former, dans votre domaine professionnel, aux dernières techniques et innovations, alors vous serez plus performant au quotidien. Si vous êtes rapide et efficace dans votre activité, vous économisez du temps que vous pouvez ensuite réinjecter dans votre entreprise ou votre sphère familiale. 

Deuxièmement, vous pouvez aussi vous former en ligne dans des domaines bénéfiques pour votre activité professionnelle : la culture générale, le développement personnel, le management, la philosophie moderne, etc. 

Être curieux, en position d’apprentissage, est une façon efficace d’entretenir un certain dynamisme intellectuel et vous permet en outre d’effectuer une veille dans de nombreux domaines.

À ce propos, voici deux références de livres à feuilleter lors de vos blocs « formation » ! 

La semaine de 4 heures : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! de Timothy Ferriss.

Et Le principe 80/20 de Richard Koch.

8. Attention au Syndrome de l’Objet Brillant

Connaissez-vous le syndrome de l’objet brillant ? Il existe particulièrement dans le monde de l’entrepreneuriat, où la liberté rend les possibilités nombreuses et se définit par la recherche compulsive de nouveauté. 

Les réseaux sociaux ne sont pas étrangers à cette course à la nouveauté, encourageant malgré nous le mimétisme et la comparaison. Pour être à la hauteur de la concurrence, on peut alors être en quête permanente d’un nouveau logiciel, d’une nouvelle technique, d’une nouvelle tendance… Et cela n’a rien à voir avec une veille ! 

Le syndrome de l’objet brillant est dangereux, parce qu’il provoque une réelle dispersion, une perte de temps et, in fine, une procrastination insidieuse. 

Vous pouvez même remettre à plus tard (à jamais) le lancement d’un projet, parce que vous pensez que vous n’avez pas les derniers outils conseillés.

Pour le vaincre, n’hésitez pas à prendre un peu de distance avec les réseaux sociaux ou les supports promotionnels. Formez-vous aux outils que vous possédez déjà pour les utiliser à leur plein potentiel, vous serez surpris de découvrir des fonctionnalités ! Rationalisez vos envies et vos besoins, pour ne pas courir après de simples tendances.

9. Déléguez ce qui Peut l’Être

Si vous êtes votre propre patron, vous êtes par définition polyvalent ! Mais savez-vous que déléguer peut vous faire gagner en productivité ?

Créer ce visuel sur Canva vous a pris plusieurs jours ? Il aurait certainement pu être réalisé par un professionnel compétent. Coordonner les réseaux sociaux de votre entreprise est difficile pour vous ? Un community manager sait le faire à la perfection. 

Certes, vous économisez de l’argent, mais pendant que vous êtes concentré sur cette tâche, vous n’exercez pas votre cœur de métier. Celui qui est lucratif pour vous. 

Vouloir être omnipotent, c’est majorer votre charge mentale et encombrer votre To Do List. 

Évidemment, déléguer demande une certaine dose de lâcher-prise. Pour y arriver, prenez le temps de chercher des professionnels compétents, en qui vous aurez une totale confiance et apprenez à travailler en équipe.