Facturation Freelance : 9+ Réponses pour Débutants

Vous venez de vous lancer dans le freelancing et vous vous demandez comment facturer vos clients ? 

Vous êtes au bon endroit ! 

Découvrez dans cet article comment établir un devis ou une facture, quels sont les délais de paiement ou encore quels sont les meilleurs logiciels de facturation.

1. Comment Facturer une Prestation de Freelance ? 

Une fois que vous avez trouvé vos premiers clients et réalisé vos premières prestations de services, il est temps de passer à la facturation.

Pour cela, c’est très simple, vous avez seulement besoin d’éditer une facture et l’envoyer à votre client.

Dans vos débuts en tant que freelance, vous verrez qu’il n’est pas toujours évident de savoir  combien facturer.

Pour fixer vos tarifs, je vous conseille de faire un peu de veille sur internet.

Vous pouvez également interroger des freelances et vous rendre sur les sites internet de vos concurrents.

Voici quelques éléments à prendre en compte avant d’annoncer un tarif :

• Calculez vos dépenses en lien avec la prestation de services comme les logiciels utilisés par exemple,
• Estimez le temps que vous allez passer pour la réalisation de la mission,
• Choisissez comment vous souhaitez être facturé : à l’heure, à la prestation, au forfait.

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2. Est-ce Obligatoire d’Établir une Facture Quand on est Freelance ?

Établir une facture lorsque vous êtes freelance est une obligation légale.

En effet, quel que soit votre statut, vous devez délivrer une facture à vos clients pour toute vente ou prestation de services effectuée.

Voici précisément ce que dit la loi à ce sujet :

La facture est obligatoire :

• Pour toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels,
• Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier.

A voir aussi : Qui Peut Devenir Freelance (Expliqué pour Débutants)

3. Est-ce Obligatoire d’Établir un Devis Quand on est Freelance ?

Contrairement à la facture, établir un devis n’est pas une obligation.

Ce document d’avant-vente est en revanche très utile afin de présenter votre offre à votre potentiel client.

Il permet d’exposer de façon très claire, les services que vous proposez, les étapes du projet et le détail de votre tarification.

De plus, une fois que le devis est signé par votre client, celui-ci vous protège en cas de litige.

Je vous conseille donc de prendre quelques minutes afin d’établir un devis à vos futurs clients.

4. Comment Établir un Devis pour mes Clients en Freelance ?

Pour établir un devis à vos clients, rien de plus simple, vous pouvez utiliser un outil de facturation et sélectionner « devis » ou encore créer votre propre document avec Word, Google doc, open office, etc.

Vous devez y faire figurer les mentions suivantes :

1. le terme « devis »,
2. le nom de votre société et votre numéro SIRET,
3. les coordonnées de votre client,
4. la durée de validité du devis,
5. La description de la mission,
6. Et enfin le montant de la prestation ainsi que les conditions de paiement.

5. Quelle sont les Mentions Obligatoires sur une Facture de Freelance ?

Les mentions obligatoires d’une facture sont les mêmes que pour un devis citées dans le point précédent : les coordonnées de votre société et celles de votre client, l’intitulé de la mission et le montant de la prestation.

Vous devez également rajouter les mentions légales ci-dessous :

1. Le numéro de facture,
2. La date d’émission de la facture,
3. La réduction de prix s’il y en a une,
4. La date limite de paiement (15 jours, fin de mois, 45 jours… C’est à vous de choisir),
5. Les pénalités de retards si vous décidez d’en ajouter,
6. Le prix total HT et TTC.

Si vous êtes auto-entrepreneur et que vous n’appliquez pas la TVA, vous devez également ajouter la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

6. Quand Envoyer sa Facture de Freelance ?

Le délai de facturation est encadré par la législation française et vous avez un mois pour facturer votre client.

L’idéal est donc d’émettre votre facture dès que la prestation est finalisée.

De cette façon, vous respectez les dispositions légales, vous évitez les oublis et si un client tarde à vous payer vous avez une plus grande marge de manœuvre afin de le relancer.

Si vous effectuez une mission longue, vous avez bien sûr la possibilité d’envoyer une facture à chaque étape de votre projet.

7. Est-il Obligatoire d’Imprimer les Factures Quand on est Freelance ?

Non, imprimer vos factures n’est pas obligatoire ! Vous pouvez les conserver sous format électronique.

L’important est de mettre en place un processus d’archivage afin de ne pas les perdre, car une facture doit être conservée pendant au moins 3 ans.

Si vous privilégiez l’archivage électronique, je vous conseille de bien sécuriser les factures en les rangeant sur un disque dur, ou sur un espace de stockage en ligne comme le Cloud ou Google Drive.

8. Quels sont les Délais de Paiement de la Facture d’un Freelance ?

Voici les solutions possibles concernant les délais de paiement une fois que vous avez établi votre facture :

• 30 jours après la facturation,
• Ou 45 jours fin de mois, ce qui signifie que le paiement doit être effectué dans un délai de 45 jours à compter de la fin du mois en cours.
• Vous avez également la possibilité de convenir un règlement à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Lors de l’édition de la facture, à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Sachez que dans tous les cas, si votre client règle la facture après échéance, il se doit de verser une indemnité forfaitaire fixée à 40 € (depuis le 1er janvier 2013), sous conditions de le mentionner sur votre facture.

9. Quel Logiciel de Facturation pour Freelance Utiliser ?

Utiliser un logiciel de facturation pour Freelance est un vrai gain de temps.

Voici trois logiciels que je vous préconise si vous souhaitez faciliter votre processus de facturation :

• Quickbooks : c’est la solution de gestion n°1 pour les entrepreneurs français. Abonnement à partir de 5 € HT/mois pour créer, personnaliser et envoyer vos factures en quelques clics.
• Square : avec un abonnement gratuit, ainsi qu’un abonnement premium, choisissez la solution la plus adaptée pour votre entreprise. Il est doté de tout ce dont vous avez besoin pour envoyer gratuitement un nombre illimité de factures.
• Et enfin SumUp pour créer des factures professionnelles à l’image de votre entreprise. Sans frais si vos clients effectuent leurs paiements par virement ou chèque !

10. Doit-on Utiliser un Logiciel de Facturation Quand on est Freelance ?

La facturation joue un rôle central dans la gestion financière de toute activité, mais les approches et les particularités peuvent varier considérablement selon la taille de la structure. Par exemple, la facturation pour une société de bâtiment présente des enjeux spécifiques qui diffèrent de ceux rencontrés par un Freelance.

Bien que les Freelances ne soient pas obligés d’utiliser un logiciel de facturation spécifique, ils peuvent aisément recourir à Excel ou à d’autres tableurs pour gérer leurs factures.

Cependant, je vous conseille fortement d’opter pour l’un des logiciels de freelance cités ci-dessus.

• Ils vous permettent de créer gratuitement un nombre illimité de devis et de factures,
• Vous pouvez facilement transformer vos devis en facture pour un gain de temps absolu,
• Vous avez la possibilité de programmer des rappels de paiement automatiques ainsi que des factures récurrentes.

Conclusion

La facturation lorsque vous êtes Freelance n’est pas quelque chose de compliqué.

Il existe désormais des lois qui vous protègent en cas de retards de paiements.

Vous avez également la possibilité d’utiliser l’un des nombreux outils de facturation disponibles sur internet afin de vous faciliter la vie et créer des devis et factures très simplement.

Sources

1. Facturation entre professionnels, Entreprendre Service Publique, 1 janvier 2022