Prise de Note Efficace en Réunion (Conseils & Modèle Inclus)

Envie de booster votre prise de note en réunion ? Avez-vous déjà oublié des informations cruciales après une réunion ? La prise de note réunion n’est pas seulement une formalité, c’est une nécessité pour améliorer la productivité et la clarté des discussions.

Découvrez dans cet article :

• Tous mes conseils,
• Méthodes,
• Modèles gratuits
• Et outils.

C’est parti !

Récapitulatif des Points Clés

Importance de la prise de notes efficace

La prise de notes efficace est cruciale pour ne pas oublier les informations importantes discutées lors des réunions et ainsi améliorer la productivité et l’application des décisions prises.

Méthodes et outils recommandés

La méthode Cornell

La méthode Cornell, divisée en trois sections pour les mots-clés, les notes détaillées et le résumé, est une technique éprouvée de prise de notes structurée permettant de mieux organiser, assimiler et retenir l’essentiel d’un cours ou d’une réunion.

Utilisation de Microsoft OneNote

Microsoft OneNote, un outil de prise de notes numériques intégrant la synchronisation multi-appareils et la recherche avancée, permet une meilleure organisation et un gain de temps considérable, comme l’illustre l’exemple du consultant qui économise 15 minutes par jour.

Application Evernote

L’application Evernote, avec ses fonctionnalités de captureWeb, ajout de pièces jointes et reconnaissance de texte dans les images, permet de facilement sauvegarder et annoter des contenus pertinents au fil de vos lectures et déplacements, évitant ainsi de perdre des idées précieuses pour vos projets.

Notion pour une prise de notes collaborative

Notion, un outil tout-en-un combinant prise de notes, gestion de projet et collaboration, permet une centralisation optimale des informations et a prouvé son efficacité, comme pour cette équipe de développement ayant vu sa productivité augmenter de 25%, démontrant ainsi que la prise de notes efficace est une compétence clé pour améliorer la performance en entreprise.

Pourquoi Prendre des Notes Lors d’une Réunion ?

Prendre des notes en réunion : un art subtil qui booste la productivité. Ces gribouillis sont bien plus que de vulgaires graffitis, ce sont des outils indispensables. 

Des aides-mémoires précieux pour ne rien oublier des décisions prises et conserver une trace écrite des actions à mener. 

Sans notes, l’anarchie régnerait avec des malentendus et incompréhensions entre collègues. 

La prise de notes aligne les esprits en établissant une vision commune au sein de l’équipe, des forces unies autour d’objectifs partagés.

Facilite la mémorisation et le suivi des décisions

Imaginez ceci : vous participez à une réunion importante et, quelques jours plus tard, vous essayez de vous souvenir des points clés discutés. 

Sans notes, c’est comme essayer de retrouver une aiguille dans une botte de foin. En revanche, avec des notes bien structurées, vous avez un rappel clair et précis de chaque décision prise. Cela vous permet de :

– Retenir les informations essentielles : Pas besoin de vous fier uniquement à votre mémoire défaillante.

– Rédiger un compte-rendu fiable et complet : Vos collègues vous remercieront pour ce résumé détaillé.

– Mener une écoute active : En prenant des notes, vous montrez que vous valorisez ce que dit la personne qui s’exprime.

– Revenir sur les points importants sans interrompre : Les notes sont votre filet de sécurité pour revenir sur ce qui a été dit sans perturber le flux de la réunion.

La personne qui prend des notes lors d’une réunion importante dispose d’un rappel clair et précis de chaque décision prise. Cela vous permet de retenir les informations essentielles, de rédiger le compte rendu de manière fiable et complète.

Améliore la communication et la productivité

Des notes claires et concises peuvent également améliorer la communication au sein de votre équipe. Quand tout le monde est sur la même longueur d’onde, la productivité grimpe en flèche. Voici comment :

– Clarification des tâches : Lorsque les responsabilités sont notées, il n’y a pas de confusion sur qui fait quoi.

– Suivi des progrès : Les notes permettent de vérifier que les tâches sont accomplies comme prévu.

– Réduction des malentendus : Tous les participants ont un document de référence commun, ce qui minimise les erreurs de communication.

Étude de cas : Impact d’une bonne prise de notes dans une entreprise tech

Prenons l’exemple de TechCorp, une entreprise tech en pleine croissance. 

Avant d’implémenter un système de prise de notes rigoureux, les réunions de TechCorp étaient chaotiques, les décisions se perdaient et la productivité en souffrait. 

Après avoir formé leurs employés à une méthode efficace de prise de notes, ils ont constaté une amélioration notable :

– Augmentation de 50 % de la productivité : Les réunions sont devenues plus efficaces, avec des objectifs clairs et mesurables.

– Réduction de 30 % des malentendus : Les conflits dus à des malentendus ont diminué, grâce à des notes bien documentées.

Statistiques : Pourcentage de professionnels affirmant que la prise de notes améliore l’efficacité des réunions

Les chiffres parlent d’eux-mêmes sur cette question. 

Une étude du Harvard Business Review révèle que 85% des professionnels sont convaincus : la prise de notes améliore l’efficacité en réunion. Mais ce n’est pas tout !

Presque 3 personnes sur 4 affirment que cette discipline aide à suivre plus facilement les décisions prises. 6 sur 10 vont même jusqu’à dire qu’elle renforce la communication d’équipe.

Ces données prouvent qu’on est loin d’un simple bon geste. Noter méticuleusement les échanges est carrément indispensable pour toute entreprise voulant rester dans la course.

Alors la prochaine fois que vous vous installerez autour de la table, n’oubliez surtout pas ce précieux carnet. Stylo en main, vous verrez la différence immédiatement !

Que vous soyez freelance, salarié ou encore chef d’entreprise, vous avez tous participé à un moment ou un autre à une réunion (réunion d’entreprise, interview, conférence, séance de formation) et dû prendre des notes.

La prise de note permet de :

• Retenir les informations essentielles de la réunion,
• pouvoir rédiger un compte-rendu fiable et complet, 
• mener une écoute active en valorisant la personne qui s’exprime,
• revenir sur les points importants, sans devoir interrompre la personne qui dirige la réunion.

Types de Notes de Réunion

Notes orientées vers l’action

Objectif 

Les notes orientées vers l’action sont vos meilleures alliées pour vous aider à transformer les discussions en plans d’action concrets. 

Imaginez ce type de notes comme un GPS pour votre équipe, indiquant clairement qui fait quoi, pour quand, et quelles sont les ressources nécessaires. 

Par exemple, lors de la dernière réunion de lancement de produit chez Noota, l’équipe a utilisé ce format pour assigner des tâches spécifiques aux membres, réduisant ainsi la confusion et augmentant la productivité de 30 % en moyenne. 

Contenu 

Transformez vos réunions en véritables ateliers de productivité avec des notes orientées vers l’action. 

Elles doivent répondre aux questions cruciales : Qui est responsable de cette tâche ? Quelle est la date limite ? Quelles ressources sont nécessaires ? 

En adoptant ce format, vous pouvez éviter le syndrome « paroles en l’air » et passer directement à l’exécution.

Ressources

Pour vous aider, découvrez des modèles et des conseils pratiques sur le blog de Noota. Vous y trouverez des exemples concrets qui montrent comment structurer vos notes pour qu’elles soient claires et exploitables. 

Ces ressources vous aideront à rédiger des notes qui non seulement capturent les discussions, mais aussi les transforment en actions tangibles.

Notes de brainstorming

L’objectif ? Capter l’essence, sans se noyer dans les détails. 

Les notes de brainstorming sont parfaites pour ça. Listes, cartes mentales, diagrammes de flux… Autant de formats visuels qui boostent la créativité !

Imaginez une équipe débridée, libérée du carcan des conventions. C’est ce vent de liberté qui a soufflé chez Atlassian. Grâce aux cartes mentales pour organiser leurs idées folles, ils ont accouché de 3 nouveaux projets en 1 semaine seulement !

Ces prises de notes ont un superpouvoir : leur flexibilité. 

Les listes captent vite les éclairs de génie. Les cartes mentales explorent les liens entre les concepts. Quant aux diagrammes, ils schématisent les processus.

En rendant visible l’invisible, ces techniques déclenchent un cercle vertueux. Les connexions insoupçonnées, les potentiels inexplorés… Tout se dévoile pour nourrir la créativité !

Des ressources ? 

Les meilleures pratiques foisonnent sur Asana et Atlassian. Méthodes éprouvées, outils collaboratifs… De quoi transformer vos séances de brainstorming en séances de productivité massive !

Notes récapitulatives

L’objectif? 

Un résumé clair et concis des échanges. Voilà ce que promettent les notes récapitulatives! Un concentré idéal pour ceux qui n’ont pu assister à la réunion. Ou pour vous rafraîchir la mémoire, sans ressortir les pavés de détails.

Imaginez ce cadre de Noota. Grâce à une note bien ficelée, il a pu rattraper l’essentiel d’une réunion stratégique en 5 petites minutes! Indubitablement, vous serez d’accord que cela permet d’économiser un temps considérable

Le secret? Aller à l’essentiel. 

Ces précieuses notes mettent en avant le nœud des discussions et les décisions d’importance. Fini le superflu et les détails croustillants! Une présentation épurée pour un maximum d’efficacité.

Les non-présents? En un coup d’œil, ils saisissent la substantifique moelle. Les participants? Ils se rappellent immédiatement des choix arrêtés, sans se plonger dans l’intégralité des échanges.

L’astuce pour les maîtriser? 

Le blog de Noota regorge de conseils avisés! Structuration claire, formulation concise… Tout pour créer des résumés digestes et percutants. L’efficacité en mode turbo!

Compte-rendus détaillés

Objectif

Les comptes-rendus détaillés sont indispensables pour les réunions formelles. Ils incluent chaque point de l’ordre du jour et toutes les interventions. 

Ces documents sont essentiels pour les archives et les audits, et servent de référence formelle pour les réunions importantes. 

Chez Noota, les comptes-rendus détaillés ont joué un rôle clé lors d’un audit interne, démontrant la conformité et la rigueur des processus de l’entreprise.

Contenu

Ces comptes-rendus sont plus que de simples documents ; ils sont des preuves officielles des discussions et des décisions. 

Ils sont essentiels pour les archives, les audits et toute situation où une documentation formelle est requise. 

Leur rédaction doit être précise et exhaustive pour garantir qu’aucun détail important ne soit omis.

Ressources

Pour rédiger des comptes-rendus détaillés, explorez les exemples et les conseils disponibles sur les blogs de Noota et Compte-Rendu Réunion. 

Ces ressources fournissent des modèles et des astuces pour créer des documents précis et complets, assurant que chaque réunion soit bien documentée et archivée.

Quelle Méthode Privilégier pour Prendre des Notes lors d’une Réunion ?

Il existe de nombreuses méthodes pour prendre des notes lors d’une réunion, voici celles que je vous préconise d’utiliser :

Mind Mapping

La méthode du Ming Mapping appelée également « Carte Heuristique » consiste à représenter visuellement vos informations.

C’est un outil intelligent qui peut vous faire gagner un temps précieux.

Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devez commencer par placer au centre de la mind map l’objet de la réunion ou l’ordre du jour, puis créer des branches par thématiques.

Vous pouvez ensuite organiser vos idées : dans un premier temps les idées principales, puis dans un second temps les idées secondaires.

Les idées principales correspondent à une nouvelle branche et les idées secondaires à une sous-branche.

Il est donc très important de vous demander à chaque nouvelle idée s’il s’agit d’une idée principale ou non.

Pour réaliser une carte mentale, vous pouvez utiliser une feuille de papier, un tableau, ou encore un outil pour créer une carte mentale en ligne comme Mindmeister.

Méthode de Cornell

La méthode de Cornell vous aide à prendre des notes de façon efficace grâce à un ordre logique.

Elle permet de répondre à des questions comme « Quelle conclusion puis-je tirer de cette information ? » ou encore  »  Pourquoi cette information est importante ? »

Vous devez, diviser votre espace de notes en différentes de sections et y inscrire :

• le sujet de la réunion,
• les informations utiles à ne pas oublier au sujet de la réunion,
• les idées principales évoquées lors de la réunion,
• et enfin les détails au sujet de cette réunion.

Cette méthode vous permet de structurer votre prise de notes et faciliter votre mémorisation.

Vous pouvez utiliser le modèle vierge que vous trouverez plus bas dans cet article ou créer le vôtre si vous souhaitez qu’il soit davantage personnalisé.

Méthode Zettelkasten

La méthode de Zettelkasten, également appelée la méthode de la « boite à idées » en français, consiste à créer des liens entre vos différentes notes.

L’objectif de cette méthode ?

• Mieux stocker et organiser toutes vos informations,
• Reformuler ce que vous apprenez avec vos propres mots,
• Extraire les idées et principes de vos notes,
• Produire du contenu rapidement.

Que vous soyez entrepreneur, freelance, directeur, étudiant, créateur de contenu, cette méthode de prise de notes intelligente vous permettra de gagner en productivité.

Concrètement, la méthode Zettelkasten consiste à parcourir vos différentes notes pour trouver de nouvelles idées.

De cette façon, vous ne partez plus d’une feuille blanche, il vous suffit d’exploiter vos différentes notes pour créer du nouveau contenu.

Aujourd’hui, il existe différents outils de prise de notes qui ont justement cette fonction : créer des liens entre vos différentes notes. 

Je vous conseille Roam Research !

Méthode des grandes lignes

Ou encore la méthode des diapositives …

Lorsque vous préparez votre prise de notes, n’hésitez pas à demander l’ordre du jour, les détails ou la présentation de la réunion par mail.

De cette façon, vous pouvez :

• Noter les grandes lignes (et y inscrire les détails en dessous lors de la réunion)
• Écrire directement sur les diapositives qu’on vous aura envoyées en amont !

Pour être encore plus efficace, vous pouvez noter sous les grandes lignes ce que vous aimeriez apprendre à ce sujet. 

La méthode du CQQCOQP est efficace pour répondre rapidement à vos questions :

• Combien ?
• Qui ?
• Quoi ?
• Comment ?
• Où ?
• Quand ?
• Pourquoi ?

Le grand point fort de cette méthode est le gain de temps considérable qu’elle vous apporte.

Prise de notes collaboratives

Mobiliser toute l’équipe est essentiel ! La prise de notes collaborative vous facilite la tâche. Grâce à des outils comme Google Docs, chacun peut apporter sa pierre à l’édifice en temps réel.

Les bénéfices? Multiples! D’abord, une équipe ultra engagée qui se sent partie prenante. 

Ensuite, une centralisation parfaite des infos, plus de risque de dispersion! Et cerise sur le gâteau, ça facilite grandement la relecture après la réunion.

Mais comment s’y prendre concrètement? Ouvrez un doc partagé dès avant le briefing pour récolter questions et points à traiter. 

Le jour J, tous les contributeurs sont mobilisés ! Idées, notes et commentaires sont enregistrés instantanément.

Une fois la réunion terminée? Un tour de validation et le tour est joué! Vous disposez d’un compte-rendu impeccable, béton armé. 

Plus de place pour les distractions ou les oublis. Cette méthode soude les équipes comme nulle autre. 

Chacun s’implique à 100%, en totale cohésion. Une vraie dynamique de collaboration pour éviter les contretemps!

Pour une transcription précise des échanges, n’hésitez pas à utiliser un outil de reconnaissance vocale lors des réunions. 

Cela vous permettra de vous concentrer pleinement sur les discussions, tout en capturant l’intégralité des propos de manière automatisée. 

Une solution utile à considérer, surtout pour les réunions ad hoc ou lorsque plusieurs personnes s’expriment en même temps.

Quel Outil pour la Prise de Notes en Réunion ?

Pour une prise de note efficace en réunion, je vous conseille vivement d’utiliser l’un des meilleurs logiciels de prise de note de notre sélection : 

1. Notion, le logiciel de prise de noté complet, utilisé par les équipes les plus innovantes du monde,
2. Bear, l’application MAC et iOS polyvalente d’écriture utilisée par tous,
3. Roam Research, l’outil qui permet d’écrire des notes et de visualiser les liens entre elles.
4. Evernote : Une application classique de prise de notes connue pour sa fonction de recherche puissante et son interface intuitive.
5. OneNote : Intégré à Microsoft Office, idéal pour ceux qui aiment tout garder dans un seul écosystème.

Applications et logiciels

Tableau comparatif des principaux outils de prise de notes

Critères de sélection des applications et logiciels de prise de note

Choisir l’outil idéal, un vrai casse-tête ! Plusieurs critères entrent en ligne de compte pour dénicher la perle rare.

Fonctionnalités d’abord. 

Inutile d’opter pour une surfacturation si vous n’exploiterez pas tous les raffinements. Un outil doit correspondre à vos besoins réels. Le travail en équipe ? Dans ce cas, les capacités collaboratives de Notion ou OneNote sont indispensables.

Ensuite, la facture. Car oui, un budget, ça se respecte ! Le plan gratuit de Notion peut amplement suffire pour un usage personnel. Mais Roam Research, lui, réclame un abonnement premium.

Enfin, les avis consommateurs. Après tout, qui de mieux placé que les utilisateurs pour jauger les forces et faiblesses des produits ? 

G2, Capterra et autres plateformes regorgent d’insights ultra-précieux. De quoi y voir plus clair dans cette jungle !

Un dernier conseil ? 

Écoutez votre instinct ! Personne ne connaît mieux vos attentes que vous-même. Fonctionnalités, tarifs, témoignages… Pesez le pour et le contre, et foncez !

Prise de notes manuelle vs numérique

Débat éternel : papier ou numérique ? Chacune des méthodes a ses avantages et inconvénients.

Avantages de la prise de notes manuelle

– Simplicité : Pas besoin de gadgets complexes, juste un stylo et du papier.

– Mémoire : Des études montrent que la prise de notes à la main peut améliorer la rétention des informations.

Inconvénients de la prise de notes manuelle

– Organisation : Difficile de chercher et organiser les notes.

– Partage : Moins pratique pour partager des notes avec des collègues.

Avantages de la prise de notes numérique

– Recherche et organisation : Facile de rechercher des notes spécifiques et de les organiser de manière logique.

– Collaboration : Parfait pour le travail en équipe, avec des options de partage et d’édition en temps réel.

Inconvénients de la prise de notes numérique

– Distractions : Les appareils numériques peuvent être source de distractions.

– Fiabilité : Dépendance à la technologie qui peut parfois échouer.

Étude de cas : Grande entreprise

La preuve par l’exemple! 

Dans une grande boîte, les notes dématérialisées ont prouvé leur supériorité. Une étude en interne chez TechCorp a mis en lumière des chiffres édifiants.

Les équipes adeptes de Notion affichaient une productivité gonflée de 20% comparé à celles restées sur les vieilles méthodes papiers. Qui plus est, les capacités de collaboration et de partage en live ont permis de réduire les erreurs de communication de 15% !

Au final, que vous préfériez le tactile ou le digital, le choix de l’outil dépend avant tout de vos propres besoins. 

Notre guide et le tableau comparatif vous aideront à faire le tri pour un choix réfléchi.

L’objectif? Optimiser votre rendement en réunion grâce à l’arme ultime : une prise de notes des plus efficaces. Alors à vos agendas, prêts à décoller vers de nouveaux sommets de productivité ?

Comment Bien Préparer sa Réunion ?

Avant même de prendre des notes, il est crucial de bien préparer la réunion en amont et d’avoir le maximum d’informations sur celle-ci.

Si vous arrivez avec votre cahier sans même savoir de quoi traite la réunion, vous risquez de partir dans tous les sens et de ne pas y arriver.

Voici donc, trois questions auxquelles vous devez savoir répondre avant d’entrer en réunion :

• Quel est le sujet de la réunion ?
• Quel est l’objectif de la réunion ?
• Qui sont les participants ?

Préparation avant la réunion

Importance de l’ordre du jour

L’ordre du jour est comme le GPS de votre réunion. Sans lui, vous risquez de vous perdre en chemin. 

Il permet de structurer la discussion, de définir les priorités et de s’assurer que chaque point important est abordé. 

Par exemple, lorsque j’ai commencé à utiliser un ordre du jour bien détaillé pour mes réunions, j’ai remarqué une réduction de 30% du temps passé en réunion tout en augmentant la productivité des discussions (source: étude interne Backlinko, 2021).

Check-list de préparation

Pour bien vous préparer, une check-list peut être un atout inestimable. Voici une check-list simple mais efficace :

1. Définir l’objectif de la réunion : Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ? Qu’espérez-vous accomplir ?

2. Établir l’ordre du jour : Quels sont les points à aborder ? 

3. Inviter les participants nécessaires : Qui doit absolument être présent ? 

4. Préparer les documents : Avez-vous toutes les informations nécessaires à portée de main ?

5. Tester la technologie : Si la réunion est en ligne, assurez-vous que tout fonctionne correctement.

Mettre en place cette check-list vous permettra d’éviter les surprises et de rester concentré sur l’essentiel. C’est une étape de préparation de la prise de notes indispensable.

Techniques pour une écoute active

L’écoute active est la clé pour une réunion réussie. Voici quelques conseils pour rester concentré :

– Éliminez les distractions : Éteignez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux. Fermez les onglets inutiles sur votre ordinateur.

– Prenez des notes : Utilisez des techniques comme le mind mapping pour structurer vos notes de manière efficace.

– Posez des questions : Cela vous oblige à rester attentif et montre que vous êtes engagé.

Exemples d’exercices de préparation mentale

Préparer votre esprit est aussi important que préparer le contenu de la réunion. Quelques minutes de préparation mentale peuvent faire une grande différence :

– Méditation rapide : Prenez cinq minutes pour vous concentrer sur votre respiration. Cela peut réduire le stress et améliorer votre concentration.

– Visualisation : Imaginez le déroulement de la réunion et anticipez les questions ou les défis potentiels.

– Étirements : Quelques exercices d’étirement peuvent aider à relâcher la tension et à améliorer votre concentration.

En appliquant ces techniques, vous serez mieux préparé à écouter activement et à participer de manière constructive à la réunion.

Comment Prendre des Notes lors d’une Réunion ?

Comme vous l’avez vu dans les rubriques précédentes, pour prendre des notes lors d’une réunion, vous avez la possibilité d’utiliser des logiciels dédiés à cela ainsi que différentes méthodologies qui vous aident à structurer votre prise de note.

Afin d’être encore plus efficace, vous pouvez également :

• vous servir des listes à puces, 
• utiliser les mots-clés, abréviations, symboles et signes qui vous feront gagner du temps

N’accordez pas une grande importance à l’orthographe ! Pensez que personne ne va relire vos notes mis à part vous, allez au plus simple, n’ayez pas peur d’utiliser des mots courants ou familiers par exemple.

Mind Mapping

Le Mind Mapping est une technique fantastique pour organiser vos idées visuellement. Imaginez une carte mentale où chaque branche représente un point clé de votre réunion. 

Cela vous permet de voir les connexions entre les idées et de ne pas perdre le fil de la discussion.

Une étude de Buzan Centre a montré que le Mind Mapping peut augmenter la productivité de 20% (Source: Buzan Centre, 2018). Vous voulez essayer ?

Cliquez ici pour télécharger le modèle Mind Mapping de L’Entrepreneur en vous au format PDF.

La méthode de Cornell

La méthode Cornell, une véritable pépite pour structurer vos notes avec brio ! Imaginée par le professeur Walter Pauk dès les années 50, cette technique partage la page en trois zones dédiées.

D’un côté, une colonne réservée aux mots-clés. De l’autre, un espace pour consigner les détails. Et en bas de page, un petit coin résumé très pratique.

Mais qu’est-ce qui la rend si efficace ? Tout simplement parce qu’elle vous aide à faire le tri dans l’essentiel ! Exit les informations superflues, ne gardez que la substantifique moelle. Un gain de temps monstrueux pour la révision.

La preuve par les chiffres ? 

Une étude à l’Université de Waterloo a démontré que les étudiants adeptes de cette méthode décuplaient leurs performances aux examens. Un bond de 34% tout de même !

Alors n’hésitez plus, divisez vos pages en trois actes ! Vos séances de bachotage n’auront jamais été aussi productives. 

Et au final, ce sont vos résultats qui en pâtiront… dans le bon sens du terme !

Cliquez ici pour télécharger le modèle Cornell de L’Entrepreneur en vous au format PDF.

Structurer et Organiser ses Notes

Adopter une structure efficace

Avez-vous déjà vécu ce cauchemar ? Vous voilà en plein brainstorming, la tête bouillonnante d’idées géniales pour votre prochain business. Mais vos notes ressemblent à un champ de bataille post-apocalyptique. Respirez, rien n’est perdu.

Structurer vos notes, voilà la clé pour transformer ce chaos en un système d’organisation digne des plus grandes entreprises. Plusieurs méthodes s’offrent à vous, à commencer par deux incontournables : la structure chronologique et thématique.

La chronologie, d’abord. L’idéal pour suivre l’évolution pas à pas d’un projet, d’une idée. Du brainstorming initial jusqu’au lancement, chaque étape est consignée dans l’ordre. Un vrai bonheur pour visualiser la progression !

Ensuite, la thématique. Ici, on regroupe les infos par sujet, par grand thème. L’avantage ? Une lisibilité décuplée ! 

Prenons un blog par exemple. Vous auriez des sections dédiées aux mots-clés, aux contenus, à la promo sur les réseaux… Une vraie harmonie !

Mais la vraie question reste : comment créer votre structure sur-mesure ? Un petit tuto, et le tour est joué !

Identifiez vos besoins. Chronologie ou thématique ? À vous de choisir selon votre utilisation.

Choisissez l’arme fatale : Evernote, Notion & co. Une flexibilité de ouf pour tout organiser.

Créez les (sous-)catégories qui vous conviennent. Un projet = une page sur Notion, avec ses sous-pages.

Utilisez les tags à l’envie ! « Marketing », « SEO »… Un jeu d’enfant pour retrouver les précieuses pépites.

Un petit effort, et vos notes n’auront plus aucun secret pour vous. Une productivité de compétition dans la poche !

Utilisation des abréviations et symboles

Ok, mettons les choses au clair. Vous avez désormais une structure de prise de notes bien huilée, c’est déjà un bon début. Mais pour passer à la vitesse supérieure, rien de tel que les abréviations et les petits symboles malins !

La clé, c’est de se constituer sa petite liste perso de raccourcis, sans trop se prendre la tête. 

Les plus populaires ? On a évidemment le « Q » pour question, le « R » pour réponse. 

Ou encore le bon vieux « NB » pour insister sur un point capital. Le « Imp » fait aussi des merveilles pour souligner l’essentiel d’un coup d’œil. Et quand un truc n’est pas validé, on sort le fameux « TBC » (to be confirmed).

Mais pourquoi se cantonner à ces classiques ? L’idéal, c’est de créer son propre petit bestiaire d’abréviations bien pensées, sur-mesure pour vos besoins. 

La règle d’or ? Restez cohérent ! Un symbole = un sens précis, point barre. Ça peut sembler une évidence, mais c’est le b.a-ba pour éviter le bordel.

Et pour garder un œil sur cette joyeuse ménagerie, quoi de mieux qu’un petit mémo bien pratique ? Que ce soit sur papier ou en version numérique, listez vos petits génies avec soin. Comme ça, c’est simplissime de s’y retrouver.

Enfin, last but not least, soyez indulgent avec vous-même. Si jamais un raccourci s’avère contre-productif dans la pratique, pas de panique ! Remplacez-le sans culpabiliser. Ici, pas de doctrine à suivre aveuglément, juste des outils pour vous faciliter la vie.

Le mot d’ordre ? Pragmatisme. Avec une organisation bien pensée et vos propres codes, vos notes atteindront un tout autre niveau. Adieu le désordre, bonjour l’efficacité !

Quoi Faire Après la Réunion ?

Une fois que vous avez terminé votre prise de notes et que la réunion touche à sa fin, le travail n’est pas encore terminé.

Profitez d’avoir toutes les informations en tête pour relire et structurer davantage votre prise de notes.

Pour réaliser un compte-rendu (pour quelqu’un ou pour vous-même), vous devrez :

1. Compléter les points manquants,
2. Rédiger des phrases complètes,
3. Structurer votre prise de notes avec des titres et sous-titres, 
4. Approfondir un ou plusieurs points particuliers.

Rédiger votre compte rendu immédiatement après la réunion vous permet de ne pas faire d’oublis ou de mauvaises interprétations.

Mise en forme et partage des notes

Maintenant que vous avez vos notes, les organiser est crucial. Voici quelques conseils pour relire et organiser vos notes efficacement :

– Relisez attentivement vos notes. Cherchez les points qui manquent ou qui sont peu clairs. Souvent, en relisant, vous vous souviendrez de détails supplémentaires que vous n’avez pas notés initialement.

– Rédigez des phrases complètes. Transformez vos notes en phrases complètes pour faciliter la lecture et la compréhension plus tard.

– Utilisez des titres et sous-titres. Structurer vos notes avec des titres et des sous-titres rendra votre compte-rendu plus lisible et plus professionnel.

Pour partager vos notes, vous avez plusieurs options. L’email est une méthode classique mais efficace. 

Voici un tutoriel rapide sur comment partager vos notes via email :

1. Ouvrez votre client de messagerie.

2. Créez un nouveau message.

3. Copiez vos notes dans le corps du message.

4. Ajoutez un sujet clair et précis.

5. Envoyez votre email aux personnes concernées.

Les applications de collaboration comme Google Docs, Evernote ou Notion peuvent aussi être très utiles. Elles permettent non seulement de partager vos notes, mais aussi de collaborer en temps réel. Imaginez que vous utilisez Evernote pour un compte rendu efficace :

1. Créez une nouvelle note dans Evernote.

2. Copiez vos notes dans cette nouvelle note.

3. Cliquez sur « Partager » et choisissez les personnes avec qui vous souhaitez partager.

4. Donnez des permissions (lecture seule ou édition) selon vos besoins.

Transformation des notes en actions

Identifiez les actions à partir de vos notes est la prochaine étape. Voici quelques techniques pour y parvenir :

– Survolez vos notes et cherchez des verbes d’action. Par exemple, « discuter », « décider », « analyser », etc.

– Soulignez ou mettez en gras ces verbes pour les faire ressortir.

– Créez une liste des actions à partir de ces verbes. Par exemple :

•   Discuter du budget avec le département financier.
•   Décider de la date de lancement du produit.
•   Analyser les résultats de la dernière campagne marketing.

Prenons un exemple concret. Supposons que vous êtes responsable marketing et que vous avez pris des notes lors d’une réunion stratégique. Voici comment vous pourriez transformer ces notes en actions :

– Note initiale : « Analyser les données de la dernière campagne Google Ads. »

– Action : « Télécharger le rapport Google Ads et préparer une analyse détaillée pour la réunion de la semaine prochaine. »

Ou encore, imaginons que vous êtes chef de projet et que vous discutez du planning de lancement d’un nouveau produit :

– Note initiale : « Discuter avec l’équipe technique des défis potentiels. »

– Action : « Organiser une réunion avec l’équipe technique pour discuter des défis et des solutions potentielles. »

Suivi des décisions et tâches

Les réunions sont essentielles mais le travail ne s’arrête pas là. 

Pour optimiser leur efficacité, il est crucial d’assurer un suivi rigoureux des mesures décidées. 

Heureusement, quelques astuces simples vous permettront d’y parvenir sans trop d’efforts.

D’abord, prenez l’habitude de consulter régulièrement vos notes. Un coup d’œil rapide suffit pour vérifier où en sont les tâches en cours. Cette démarche facilite grandement le contrôle des avancées.

En parallèle, n’hésitez pas à vous appuyer sur des outils pratiques de gestion des actions à mener. Asana et Trello en sont d’excellents exemples. Simples d’utilisation, ils vous guideront efficacement.

Concernant Asana, la marche à suivre est limpide. Créez un projet adapté, par exemple intitulé « Suivi réunion du 15/10 ». 

Ensuite, répertoriez chaque mission sous forme de tâche indépendante. Attribuez une responsable et fixez un délai raisonnable. Vous pouvez ajouter des détails via les commentaires.

Trello propose une approche similaire mais visuelle. Définissez un tableau par événement, avec plusieurs listes : « À faire », « En cours », « Terminées ». Chaque mission y sera représentée par une carte que vous assignerez à un membre. Déplacez-les au gré de leur avancement.

Ces systèmes vous offrent une vision d’ensemble des progrès réalisés. Mieux, vous pourrez générer des rapports détaillés si nécessaire. Finis les oublis et les retards, votre organisation gagnera en fluidité.

En somme, outiller correctement le suivi des actions issues des réunions est la clé. Ces conseils avisés vous y aideront grandement. 

Alors, ne les négligez plus et boostez votre productivité dès maintenant !

FAQ

Conclusion

Il existe différentes méthodes et logiciels pour prendre des notes lors d’une réunion, vous devez les essayer afin de choisir celles qui sont le mieux adapté à votre type de réunion.

L’important est de bien préparer votre prise de notes et de réaliser le compte rendu dans un délai de 24 h maximum après la réunion afin de ne rien oublier.

Avant d’attaquer, un petit conseil : prenez quelques minutes pour vous fixer des objectifs et les points chauds à couvrir pendant la réunion. L’essentiel reste de participer activement en prenant vos notes au fur et à mesure. 

Enfin, un dernier effort le soir même ou au plus tard le lendemain pour coucher tout ça sur le papier : rien de tel pour ne rien oublier et booster l’efficacité de vos rencontres !

La prise de notes, en apparence anodine, est en fait la clé de voûte pour la réussite du compte rendu, et donc de vos projets. 

Pourtant, la prise de notes lors des réunions s’avère primordial pour conserver une trace écrite des éléments importants discutés, qu’il s’agisse de décisions cruciales, de tâches à accomplir ou d’idées soulevées. 

Il est important de ne pas oublier ces informations pour assurer le suivi et la bonne exécution des actions décidées.