En tant que chef d’entreprise, vous êtes sûrement amené à travailler avec une équipe de collaborateurs ou de prestataires pour mener à bien vos projets.

Savoir bien s’entourer est essentiel pour un entrepreneur, mais il est aussi primordial de veiller à la bonne communication interne de votre équipe. 

Faciliter les échanges, identifier les tâches et visualiser l’avancée du projet : voilà les clés d’un travail d’équipe efficace !

Pour coordonner et optimiser les actions de vos collaborateurs, nous vous présentons dans cet article les 15 meilleures plateformes collaboratives, gratuites et payantes.

Plateforme collaborative

Communication d’Équipe

Le pilier d’un travail collaboratif agréable et productif, c’est une circulation facilitée des informations en interne. Alors, quel outil adopter pour communiquer en équipe ? 

1. Slack : Chat d’Équipe

En matière de logiciel de communication d’équipe, Slack est une référence. Cet outil de discussion, lancé en février 2014, est notamment plébiscité par des entreprises comme Airbnb, Electronic Arts ou encore Spotify.

Fonctionnalités Clés

  • Fonction de messagerie, individuelle ou groupée. 
  • Outil SaaS et chiffrement de bout en bout.
  • Possibilité de télécharger l’application mobile sur Android ou iOS.
  • Création de canaux thématiques, publics ou privés.
  • Slack Connect permet de créer des ponts vers les partenaires externes.
  • Visioconférences et appels audio/vidéo.
  • Partage d’écran.
  • Intégrations simplifiées vers des outils de calendrier ou d’autres solutions de gestion de projet. 

Avantages

  • Interface intuitive, professionnelle tout en restant conviviale.
  • La visioconférence peut accepter jusqu’à 15 participants.
  • Slack est assez solide pour centraliser pratiquement tous les outils collaboratifs.

Inconvénients

  • Notée 4,7/5 sur Capterra, la solution montre peu de points négatifs. Certains utilisateurs mentionnent cependant que si le format Chat est très pratique, les notifications peuvent parfois devenir envahissantes. 

Tarifs

Slack propose 3 plans tarifaires, facturés mensuellement ou annuellement et résiliables quand vous le souhaitez, en plus d’un plan gratuit.

  • Le plan Gratuit vous donne accès, pendant 90 jours, à l’historique des messages et des fichiers, avec 10 intégrations d’applications et la fonction d’appel audio/vidéo en one to one. 
  • Le plan Pro est le favori des petites entreprises, à partir de 6,75 euros / mois / personne pour un abonnement annuel. Il permet l’archivage illimité, les appels d’équipe, les intégrations illimitées et l’accès à Slack Connect.
  • Le plan Business+ est plutôt conseillé pour les entreprises de taille moyenne. À partir de 11,75 euros / mois / personne, vous profitez de tous les avantages du plan Pro et aussi de la gestion des utilisateurs, d’un nombre illimité de canaux, de l’authentification unique et de l’exportation des données.
  • Pour finir, les grandes entreprises peuvent solliciter Slack pour le plan Enterprise Grid si elles souhaitent bénéficier entre autres des espaces de travail illimités, d’une sécurité accrue niveau sauvegarde et de la conformité HIPAA.

« Slack est un logiciel de collaboration efficace pour les équipes de travail. Il offre une interface conviviale avec de nombreuses fonctionnalités utiles, telles que la messagerie en direct, les appels vidéo, la gestion des tâches et la recherche avancée. Slack rend la communication entre les membres de l’équipe plus fluide et plus organisée, ce qui peut améliorer la productivité et la transparence. »

Ikram, Chargée de communication Banque (Maroc)

2. Zoom : Conférence à Plusieurs

Pour travailler en équipe, vous avez besoin d’un outil de conférence agile et fiable. Zoom est une valeur sûre, pour un usage professionnel. 

Fonctionnalités Clés

  • Création d’espace de réunion en ligne jusqu’à 1000 participants et 49 en vidéo.
  • Organisation de webinaires.
  • Système de chat permettant des discussions spontanées par écrit.
  • Qualité HP niveau vidéo et audio.
  • Partages d’écrans simultanés. 
  • Fonction Transcription automatique. 
  • Sécurité via chiffrement lors des réunions. 
  • Gestion des rôles te des autorisations de chaque participant.
  • Possibilité de partage de fichiers stockables sur le cloud.
  • Personnalisation de l’arrière-plan. 

Avantages

  • Possibilité d’enregistrer vos réunions pour en conserver un compte-rendu vidéo ou écrit.
  • La fonction salle d’attente optimise l’expérience collaborateur, ainsi que les outils d’animation des réunions (sondages, question/réponse, émojis, filtres).
  • Les nombreuses extensions et intégrations facilitent la collaboration (Gmail, Outlook, Firefox, Slack, Skype, Dropbox…). 

Inconvénients

  • L’interface est minimaliste. D’un côté, cela rend l’utilisation ultra-simple, mais de l’autre, la charte graphique peut paraître austère.
  • La qualité vidéo peut connaître quelques nuances sur appareil mobile. 

Tarifs

Vous voulez essayer Zoom gratuitement ? C’est possible, grâce à la version gratuite qui vous donne accès aux réunions (maximum 40 minutes et 100 participants), aux sous-titres automatisés, à un tableau blanc, à un chat de groupe et à la fonction messagerie/calendrier. 

Pour les Pros, la formule du même nom est affichée à partir de 139,90 euros par an et par utilisateur. Les réunions sont accessibles à 100 participants pour une durée de 30 heures maximum. Vous disposez d’un tableau blanc, du chat de groupe, mais aussi d’un stockage de 5 Go sur le cloud.

Le plan suivant, Affaires à partir de 189,90 euros par an et par utilisateur, augmente le nombre de participants aux réunions à 300 et ajoute des options en matière de SSO et de gestion de domaines, par exemple.

Si vous avez besoin d’un plus grand stockage sur le cloud (10 Go), d’une solution de téléphone et de sous-titres traduits, c’est le plan Affaires Plus qui vous conviendra. Le plan Entreprise augmente quant à lui le nombre de participants à 1 000 personnes, avec un stockage Cloud illimité et un téléphone PBX riche en fonctionnalités. Pour ces deux plans, vous devrez contacter directement la plateforme pour obtenir un devis personnalisé. 

3. Loom : Application d’Enregistrement d’Écran

Comme l’annonce la plateforme Loom : « Une vidéo vaut mille mots » ! Utilisée par plus de 21 millions de personnes dans 200 000 entreprises à travers le monde, Loom est l’outil d’enregistrement vidéo que vous devez connaître. 

Fonctionnalités Clés

  • Bibliothèque personnelle et partagée pour l’équipe.
  • Qualité vidéo Haute Définition jusqu’à 4K.
  • Cadres de caméra inclus.
  • Personnalisation de l’arrière-plan, des miniatures des vidéos et des couleurs du lecteur vidéo.
  • Suppression des bruits de fond. 
  • Fonction « floutage ». 
  • Outils de montage vidéo.
  • Archivages vidéo.
  • Fonction Recherche.
  • Sous-titres et transcription vidéo.

Avantages

  • Loom propose des outils d’analyse intéressants, comme les informations sur l’audience et l’engagement.
  • Possibilité de restreindre l’accès à certaines personnes ou de protéger les vidéos par un mot de passe. 

Inconvénients

  • Basé sur le Cloud, Loom nécessite une connexion stable pour fonctionner de manière optimale. 
  • Les outils de montage ne sont pas faciles à prendre en main pour les débutants.
  • Les 5 minutes d’enregistrement de la version gratuite peuvent sembler bien courts ! 

Tarifs

Si vous avez besoin de pouvoir enregistrer des messages vidéos rapides (inférieurs à 5 minutes), alors le plan gratuit Starter pourrait vous convenir. En outre, vous avez accès à la transcription illimitée, au contrôle de confidentialité et aux informations sur votre audience. 

Si vos vidéos font plus de 5 minutes, le plan Business, accessible à partir de 12,50 dollars / mois / utilisateur, est celui qu’il vous faut. Avec lui, le nombre de créateurs et la durée des vidéos sont illimités. Il vous permet aussi de développer votre image de marque personnalisée et d’intégrer des liens dans vos vidéos et même de sécuriser vos vidéos par un mot de passe. Pour ce plan, vous disposez d’un essai gratuit de 14 jours. 

Enfin, si vous avez besoin d’options d’administration et de sécurité avancées, n’hésitez pas à vous tourner vers le support client pour connaître les modalités de l’offre Enterprise. 

Bon à savoir : le blog de Loom est une mine d’informations en matière de productivité et de communication interne des entreprises ! 

4. Miro : Tableau Blanc en Ligne

Quand on travaille en équipe, le brainstorming est un exercice enthousiasmant et productif. Comme support de votre réflexion collective, nous vous proposons un tableau blanc en ligne, pour partager et commenter les idées entre collaborateurs. 

Fonctionnalités Clés

  • Apposition de notes manuscrites.
  • Fonction post-it pour afficher en première ligne les choses à ne pas oublier. 
  • Possibilité de personnaliser les écrits avec des formes, des couleurs, des émojis. 
  • Espace commentaires. 
  • Partages de fichiers facilités, format image, PDF, Excel…
  • Fonction d’écriture simultanée entre plusieurs collaborateurs. 
  • Partage d’écran et possibilité de visualiser les mouvements de souris. 
  • Intégration vers Dropbox, Google Suite, Slack ou encore Adobe. 
  • Disponible en version SaaS et sous format application. 

Avantages

  • Grande librairie de templates pour agrémenter et organiser votre tableau. 
  • Possibilité de créer et d’enregistrer votre propre template. 
  • L’interface est intuitive et la plateforme est facile d’utilisation, même pour les débutants.

Inconvénients

  • On ne constate pas d’insatisfaction notoire avec Loom, mais quelques utilisateurs soulignent néanmoins que la version mobile aurait besoin d’être améliorée en termes de fonctionnalités. 

Tarifs

Chez Loom, le premier plan est gratuit. Il ouvre un espace de travail unique, l’accès à 3 tableaux modifiables et à la grande bibliothèque de modèles et garantit des exports de haute qualité de vos tableaux. 

Le plan Starter, à partir de 8 dollars / mois / membre, comprend des tableaux et des dossiers de projet illimités, l’accès à l’historique de votre tableau en cours et l’export haute définition de vos tableaux. 

Vous avez aussi besoin de collaborer avec des partenaires extérieurs ? Le plan Business vous permet cela à partir de 16 dollars / mois / membre. Les espaces de travail et les options de sécurité (SSO via OTKA) y sont illimités, tout comme le nombre d’invités extérieurs. Vous disposez également de 2 000 diagrammes et d’autres outils de visualisation, ainsi que des fonctionnalités d’animation. 

Enfin, si vous avez besoin de déployer Miro dans toute votre entreprise, avec un accès Premium 24/7 et une sécurité maximum, tournez-vous vers la plateforme pour connaître les modalités du plan Enterprise, dédié aux clients exigeants. 

« Miro est un logiciel en ligne de collaboration et de gestion de projet qui permet aux équipes de travailler de manière efficace et en temps réel. Il est très facile à utiliser et offre des fonctionnalités utiles, telles que la création de tableaux Kanban, la création de cartes mentales, la création de diagrammes de travail et l’annotation de documents. En résumé, j’ai vraiment apprécié utiliser Miro et je recommande fortement aux équipes qui recherchent un outil en ligne efficace et facile à utiliser. »

Clément, Designer Graphique (France)

Gestion de Projet

Une gestion de projet agile et solide est garante de la bonne livraison d’un produit, digital ou non. Voici des outils qui vont vous permettre de suivre de A à Z la bonne avancée de votre projet. 

5. MindMeister : Logiciel de Mind Mapping

Certaines personnes comprennent mieux un projet, un processus, lorsqu’il leur est exposé de façon visuelle. Pour elles, le mind mapping est un formidable outil. MindMeister est une plateforme qui va vous permettre de créer vos propres cartes mentales et de les partager avec vos collaborateurs. 

Fonctionnalités Clés

  • Solutions en ligne et sur application mobile. 
  • Bibliothèque de thèmes prédéfinis.
  • Possibilité d’utiliser la carte mentale, l’organigramme ou la forme liste. 
  • Personnalisation de l’arrière-plan, des couleurs, du texte, des branches.
  • Ajout possible d’images, de vidéos, de liens…
  • Accès à l’historique des contributions, par timeline ou par collaborateur. 
  • Espace commentaires. 
  • Génération d’un lien de partage sécurisé. 
  • Export de la carte mentale sous format PDF, Word, PowerPoint ou autres.

Avantages

  • L’outil additionnel MeisterTask vous permet de gérer aussi l’assignation des tâches, dans le cadre de la gestion de projet.  
  • Partage sur les réseaux sociaux directement depuis Miro.

Inconvénients

  • Certaines fonctionnalités ne paraissent pas très utiles, comme celle du diaporama…

Tarifs

Pour les équipes qui veulent découvrir MindMeister, la solution gratuite est idéale. Elle propose d’éditer jusqu’à 3 cartes, avec des collaborateurs illimités et l’accès aux nombreux modèles de la bibliothèque.

Vous vous prenez au jeu des cartes mentales ? Alors, le plan Personal, à partir de 5,99 euros / mois / utilisateur, va vous permettre de travailler sur un nombre de cartes illimité, avec l’export en format PDF et image, la possibilité d’imprimer votre map et d’accéder à l’historique des versions. 

Le plan suivant, à partir de 9,99 euros par mois par utilisateur, est la solution Pro. Il ajoute au plan Personal l’export au format Word et PowerPoint, avec le recours à Google Workspace pour l’authentification des domaines. 

L’offre Business, à partir de 14,99 euros par mois par utilisateur, est conçue pour les équipes avec des besoins particuliers en matière d’exports, de sauvegardes ou de support.

Pour vous faire une idée de l’outil, n’hésitez pas à visionner cette vidéo publiée par MindMeister : un condensé de productivité et de convivialité ! 

6. Monday : Logiciel de Gestion de Projet

Monday, c’est une plateforme de gestion unique de toutes les strates de votre projet. Tout est centralisé, pour une plus grande ergonomie et un gain de temps précieux ! Monday est une solution reconnue par plus de 180 000 entreprises dans le monde, comme Uber, PayPal ou encore Carrefour.

Fonctionnalités Clés

  • Tableau de bord riche en informations et pourtant convivial.
  • Puissante fonctionnalité de recherche et de filtrage.
  • Interface 100 % personnalisable. 
  • Assignations de collaborateurs simplifiées, en un clic, avec une vue globale des ressources. 
  • Automatisation d’un certain nombre de tâches. 
  • Diagramme de Gantt, avec indicateurs, jalons, intégration de calendrier.
  • Accès à une bibliothèque de projets prédéfinis et personnalisables.
  • Intégration Slack, Excel, LinkedIn, Gmail…
  • Application iOS et Android. 

Avantages

  • Logiciel très facile d’utilisation et intuitif. 
  • Les outils d’analyse sont appréciables pour analyser les comportements des utilisateurs et la performance du projet général. 
  • Les alertes sur la boîte e-mail permettent de suivre l’avancée du projet sans forcément se connecter à la plateforme. 

Inconvénients

  • Les retours d’utilisateurs ne mentionnent pas d’inconvénients significatifs. 

Tarifs

Vous avez la possibilité de démarrer avec un plan gratuit, pour 2 utilisateurs et 3 tableaux, avec l’accès aux 200 modèles et aux 8 types de colonnes.

Ensuite, le plan Basique, à partir de 8 euros / mois / utilisateur, ajoute la possibilité de visiteurs illimités, 5 Go de stockage et un service client prioritaire. 

La formule la plus utilisée chez Monday est Standard, à partir de 10 euros / mois / utilisateur. En plus du forfait Basique, vous disposez des vues calendrier et Gantt, de la fonction d’automatisation et d’intégration. Vous pourrez aussi créer un tableau de bord combinant jusqu’à 5 tableaux. 

Pour les projets plus complexes, vous aurez peut-être besoin de souscrire au plan Pro, à partir de 16 euros / mois / utilisateur. Il permet l’affichage en diagramme, le contrôle du temps, 25 000 automatisations et intégrations par mois et la combinaison de 10 tableaux sur le dashboard. 

Enfin, vous devrez vous tourner vers la plateforme si vous êtes une grande organisation, en quête de fonctionnalités avancées en matière de sécurité et de gouvernance, de rapports et de statistiques. 

7. Notion : Espace de Travail

Comme vous proposeriez un bureau à vos collaborateurs IRL, vous pouvez leur offrir un espace de travail digital sur une plateforme qui excelle en la matière : Notion. L’outil se présente comme « un espace de travail central qui permet de travailler mieux, plus rapidement, tout en tirant parti de l’IA ». Joli programme, non ?

Fonctionnalités Clés

  • Création de pages, de bases de données, de listes de tâches et de tableaux de bord.
  • Intégration sans limite de documents, notes, projets, images, vidéos…
  • Interface visuelle et intuitive, avec un classement intelligent de vos projets. 
  • La fonction Wiki crée des espaces dédiés au partage de certains documents. 
  • Vue calendrier, avec marquage des échéances. 
  • Possibilité de créer vos propres étiquettes, pour coller à vos process internes. 
  • Automatisation des actions chronophages, par exemple des sprints, des saisies ou des rapports.
  • Intégration Github, Slack, Amplitude, Jira…
  • Grande galerie de modèles prédéfinis.
  • Historique des pages. 

Avantages

  • Flexibilité et personnalisation maximum ! 
  • Fonction tri et recherche pointue, pour n’afficher que les informations qui vous intéressent ou certains types de marquage (urgent, par collaborateur…)
  • La possibilité de décomposer les projets complexes en multiples tâches/sous-tâches en facilite la gestion.

Inconvénients

  • Le large panel de fonctionnalités de la plateforme en matière de personnalisation peut perdre les débutants, prenez le temps de bien découvrir chaque élément. C’est le revers de la médaille.

Bonus : Notion est une belle solution pour votre entreprise, mais si vous vous prenez au jeu, vous trouverez de nombreuses façons d’en tirer profit dans votre vie privée. D’ailleurs, vous pouvez télécharger de nombreux templates gratuits « Vie Perso » !

Tarifs

Première solution pour utiliser Notion : la version gratuite. Elle donne accès à des blocs illimités, pour les particuliers, à l’espace de travail collaboratif, aux différentes intégrations, aux analyses de données et peut comprendre jusqu’à 10 invités. 

Le plan Plus est parfait pour les petites équipes. Il est disponible à partir de 8 dollars / mois / utilisateur. En plus des fonctionnalités gratuites, les blocs sont illimités pour les équipes, avec un import de fichiers illimité et vous pouvez avoir jusqu’à 100 invités.

Enfin, la formule Business, pour 15 dollars par mois, ajoute le SSO SAML, la création d’espaces privés, la possibilité d’exports PDF et l’accès à des statistiques avancées. Le nombre d’invités peut monter jusqu’à 250.

Pour les grandes organisations, le plan Entreprise requiert de s’adresser directement à la plateforme. Il met à votre disposition des contrôles de sécurité avancés, un journal d’audit, un gestionnaire de comptes complet et permet un nombre d’invités personnalisé.

Bon à savoir : vous pouvez aussi souscrire à un module complémentaire spécial « IA ». C’est une fonction qui vous permet de générer des notes, des résumés, des réécritures. En deux mots, d’écrire rapidement le premier jet de vos idées.

Création à Plusieurs

Quand on travaille en équipe, communiquer est primordial, mais pour l’agilité d’un projet, il faut pouvoir co-créer. 

8. Google Docs : Documents

Si vous avez besoin de travailler en équipe sur des documents, Google Docs est une solution facile, gratuite et performante. C’est simple : vous n’avez qu’à ouvrir un compte Google pour accéder à l’outil.

Fonctionnalités Clés

  • Toutes les fonctionnalités d’un traitement de texte intelligent sont présentes : images, insertion de liens, listes, couleurs, tableaux, polices, menu, correction orthographique…
  • Travail en temps réel avec vos collaborateurs. 
  • Zone de commentaire, avec possibilité de mentionner un collaborateur. 
  • Partage du fichier en mode lecteur, commentateur ou éditeur (niveaux d’autorisation).
  • Enregistrement automatique des modifications et accès à l’historique des versions (date et auteur de la modification). 
  • Possibilité de travail hors ligne. 
  • Compatibilité optimale avec Word. 
  • Document enregistrable sous .docx, .odt, .rtf, .pdf…
  • Chiffrement en transit et au repos de tous les fichiers.

Avantages

  • Possibilité de télécharger des modules complémentaires pour optimiser l’expérience de vos collaborateurs : signature électronique, intégration d’outils.
  • Le contenu est actualisé en permanence, vous pouvez être sûr que vos collaborateurs travaillent sur la dernière version du document. 

Inconvénients 

  • Certains utilisateurs trouvent que le chargement de certains documents volumineux prend un peu de temps. 

Tarifs

Google Docs est un outil gratuit.

9. Pitch : Présentation

Pour travailler ensemble, une équipe a besoin de pouvoir élaborer des présentations dynamiques et pertinentes. Pitch est un outil collaboratif qui permet cela. 

Fonctionnalités Clés

  • Possibilité de créer une présentation de A à Z ou d’exploiter les modèles prédéfinis. 
  • Intégration de vidéos, graphiques…
  • Création et modification des présentations en temps réel.
  • Éditeur intuitif et dynamique.
  • Intégrations interactives. 
  • Indicateurs de performance de vos présentations.
  • Partage direct sur votre site internet. 
  • Logiciel sur PC ou sur application mobile. 

Avantages

  • Vous pouvez facilement créer et développer un pitch deck (présentation à destination des investisseurs) ou un sales deck (présentation type argumentaire de vente) grâce à des outils spécifiques. 
  • La fonction Pitch Team Meetings offre la possibilité de lancer des réunions depuis la plateforme. 

Inconvénients

  • Les utilisateurs évoquent certaines fonctionnalités laborieuses, comme le glisser/déposer ou une bibliothèque limitée de templates. Mais, l’équipe est réactive et assure qu’elle travaille à des ajouts et de mises à jour. 

Tarifs

Le plan Starter est gratuit, pour les équipes qui veulent découvrir Pitch. Il donne accès à un nombre illimité de présentations, avec un nombre illimité de membres et des modèles personnalisés. 

Si votre équipe a déjà une certaine expérience, la formule Pro vous conviendra davantage. À partir de 8 euros / mois / utilisateur, vous obtenez en plus les fonctions d’analyse, l’assignation de rôles, la création de liens personnalisés, l’historique des versions et les exportations PDF et PPTX sans filigrane. 

Le dernier plan, Enterprise, sera parfait pour les grandes structures. Il ajoute aux fonctionnalités précédentes l’authentification unique et un service dédié à votre réussite.

10. Google Drive : Partage de Fichiers

Grâce à Google Drive, vous allez pouvoir partager des fichiers avec votre équipe, les organiser et permettre à vos collaborateurs de les consulter à loisir, simplement en créant un compte Google. 

Fonctionnalités Clés

  • Espaces de stockage sécurisés jusqu’à 15 Go pour la version gratuite.
  • Synchronisation de vos fichiers sur tous vos supports fixes ou mobiles. 
  • Écosystème de travail intéressant avec Google Docs, Calendar, Sheets et Slides. 
  • Intégration totale avec la suite Microsoft.
  • Sécurité accrue contre les logiciels malveillants. 
  • Recherches facilitées par une puissante fonctionnalité Google. 
  • Possibilité de travail simultané sur un unique document.

Avantages

  • Google Drive s’intègre parfaitement aux outils que votre équipe utilise déjà. 
  • Plateforme très facile à utiliser, aucune courbe d’apprentissage.

Inconvénients 

  • En cas de problème de sécurité ou d’accès à votre Google, l’impact se répercute sur l’accès au Drive. En même temps, les internautes sont plutôt enclins à faire confiance à la sécurité de Google. 

Tarifs

Google propose un plan nommé Personal, entièrement gratuit, dans la limite de 15 Go par utilisateur. Si vous avez besoin d’une plus grande capacité de stockage, le plan Business Standard vous en offre 2 To par utilisateur, pour un tarif de 11,50 euros par mois.

11. Figma : Design Collaboratif

Le design aussi a droit à sa solution collaborative, pour les créateurs de sites web ou les développeurs d’application, notamment. Stripe, Puma ou Netflix ont déjà signé pour cette solution ! 

Fonctionnalités Clés

  • Automatisation des tâches itératives. 
  • Outils de conception spécialement conçus pour le web.
  • Outils de prototypage.
  • Bibliothèque de modèles et de cadres.
  • Possibilité de travail simultané pour plusieurs collaborateurs.
  • Historique des versions. 
  • Système de chat pour les commentaires.
  • Organisation des fichiers possible par différents systèmes.
  • Création de branches pour tester les options de création et intégration facile au projet en cours après validation de vos équipiers.
  • Intégration facilitée vers Asana ou Microsoft Teams.

Avantages

  • En réduisant les tâches manuelles (comme le redimensionnement par exemple) au niveau du design, Figma vous fait gagner du temps.
  • Votre projet design est cohérent, puisque vous pouvez étalonner les styles de A à Z, pour une charte graphique homogène. 

Inconvénients

  • L’outil est basé sur le Cloud, ce qui présente des avantages, mais le mode hors ligne est vraiment limité. 

Tarifs

Figma propose une version gratuite, pour un nombre illimité de fichiers et de collaborateurs. Cette version vous donne accès à 3 fichiers Figma et 3 fichiers FigJam, aux plugins et templates et également à l’application mobile.

Le forfait Figma Professionnel, à partir de 12 euros par mois et par éditeur, donne un accès illimité aux fichiers Figma, tout comme au nombre de versions dans l’historique. Vous disposez en outre de projets partagés et privés, de la bibliothèque et du mode Bêta. 

Bon à savoir : ce forfait est gratuit pour les étudiants et les enseignants !

Le plan suivant est le Figma Organisation, à 45 euros par éditeur et par mois. Il comprend toutes les fonctionnalités du forfait Figma Professionnel, plus l’accès aux statistiques du design system, la création de branches et la gestion centralisée, sans oublier l’authentification unique.

Pour les grandes organisations, n’hésitez pas à consulter la plateforme. Le forfait dédié vous coûtera 75 euros par mois par éditeur. Il met à votre disposition des design systems avancés, la définition des rôles et des options supplémentaires pour l’accès et la sécurité de votre projet. 

12. Frame : Montage Vidéo Collaboratif

Si votre équipe a besoin de travailler sur un support vidéo, un outil de montage est indispensable. Pour travailler en mode collaboratif sur l’édition d’une vidéo et créer des workflows aussi conviviaux que performants, nous vous conseillons Frame, déjà plébiscité par des géants comme Vice, Mercedes Benz ou encore BuzzFeed. 

Fonctionnalités Clés

  • Import de formats variés : photos, scripts, notes, boards, rush de vidéo.
  • Espace commentaires apposable sur une image spécifique ou sur la vidéo en entier. 
  • Création d’étiquettes pour mieux organiser les fichiers (« en cours de traitement/retour traité/attente validation… »).  
  • Gestion des permissions centralisée.
  • Création d’un lien de partage personnalisé. 
  • Protection du projet par un mot de passe ou un délai d’expiration du lien. 
  • Intégration facile aux outils vidéo : Final Cut Pro, After Effects…
  • Application mobile et sur votre navigateur. 
  • Personnalisation de l’arrière-plan, de la couleur des textes pour le titre, de la vignette. 
  • Historique des versions. 

Avantages

  • Pour mieux communiquer, vous pouvez dessiner directement sur la séquence vidéo. Parfois, un dessin vaut mieux que mille mots ! 
  • Le client peut télécharger le fichier source lorsqu’il reçoit la vidéo terminée. 

Inconvénients

  • Les utilisateurs remontent quelques bugs concernant la partie « commentaires » de l’application.

Tarifs

Vous voulez profiter d’une solution gratuite pour tester la plateforme ? Frame vous propose le plan Free, sans engagement et jusqu’à 2 utilisateurs, avec 2 Go de stockage. Il dispose des outils d’examen et d’approbation, du partage illimité et des intégrations courantes. 

À partir de 13 dollars par mois et par utilisateur, la formule Pro est idéale pour démarrer :

  • jusqu’à 5 utilisateurs
  • 2 To de stockage,
  • un nombre de projets illimités,
  • une qualité 4K ultra-HD,
  • une protection du partage via un mot de passe. 

Si vos besoins sont plus complexes, vous pouvez souscrire au plan Team, à partir de 22 dollars par mois et par compte. Vous pouvez inclure jusqu’à 16 collaborateurs, avec un stockage de 3 To. Il permet de profiter de projets privés, de l’espace commentaires réservé aux coéquipiers, de l’option « expiration du lien de partage » et d’e-mails personnalisés. 

Pour finir, les grandes organisations iront vers le plan Custom, accessible à plusieurs équipes et avec des options de gestion, d’image de marque et de sécurité personnalisées aux besoins de votre entreprise. Tournez-vous vers le service client de Frame pour toute demande de devis. 

S’Organiser en Équipe

Travailler en équipe, c’est aussi gérer des tenants logistiques comme la gestion des mots de passe, de la relation client ou de la prise de rendez-vous. Ces tâches énergivores peuvent être confiées à des outils dédiés. 

13. 1Password : Gestionnaire de Mots de Passe

« Oubliez vos mots de passe. Nous sommes là. » Voilà comment vous accueille la plateforme 1Password. Effectivement, à l’échelle d’une entreprise, la gestion des mots de passe peut poser un problème, en termes de facilité d’accès pour l’équipe, mais aussi de sécurité de vos documents. Pourquoi ne pas adopter un gestionnaire de mot de passe ? 

Fonctionnalités Clés

  • Création d’un unique mot de passe « source », ouvrant l’accès à votre espace.
  • Possibilité d’imprimer un « kit d’urgence », comprenant vos accès à 1Password (mot de passe + clé).
  • Remplissage automatique des formulaires en ligne. 
  • Fonction « coffre-fort » pour enregistrer en sécurité vos diverses données sensibles. 
  • Tableau de bord mentionnant les risques et les fuites potentielles. 
  • Suivi de l’utilisation des mots de passe par les membres de votre équipe. 
  • Conformité SOC2 Type 2, RGPD et CCPA. 
  • Sécurisation par chiffrement à deux clés, SSO et clés d’accès.
  • Synchronisation entre tous vos appareils. 
  • Générateur de mots de passe intégré.

Avantages

  • Plus besoin de consigner vos mots de passe, stockez-les de façon sécurisée et accédez-y rapidement ! 
  • Une assistance est à votre disposition durant tout votre abonnement. 

Inconvénients

  • La configuration initiale demande un petit temps d’apprentissage. 
  • Le logiciel est basé sur un système d’abonnement, or certains utilisateurs préféreraient un achat à vie, pour sécuriser leurs mots de passe sur le long terme. 

Tarifs

Pour un usage Individuel, la formule du même nom vous coûtera 2,99 dollars par mois, sur la base d’une facturation annuelle. Elle vous offre un espace de 1 Go sécurisé, compatible avec tous vos appareils.

La version Families est au tarif de 4,99 dollars / mois. Elle peut inclure 5 membres, avec des options d’administration simplifiées et une assistance en cas de besoin. 

Si vos besoins vont jusqu’à 10 utilisateurs, tournez-vous vers le Pack de démarrage Teams, à 19,95 dollars / mois. Il ajoute aux fonctionnalités précédentes une détection intégrée des risques et des options de partage sélectif. 

Pour une plus grande organisation, le plan Business est à 7,99 dollars / mois / utilisateur. Vous bénéficiez alors des différentes intégrations (Slack, Duo…), de rapports statistiques et d’un contrôle avancé au niveau administratif. 

Enfin, si vous souhaitez un plan personnalisé, penchez-vous sur la formule Enterprise, sur devis. Au programme : une assistance dédiée à tous les niveaux, ainsi qu’une formation spécialisée pour maîtriser le logiciel. 

14. HubSpot : CRM

Si votre entreprise ne dispose pas encore d’un outil de CRM (Customer Relationship Management), nous vous conseillons de vous pencher sur la question. En effet, une plateforme CRM va vous aider à gérer la relation client et donc, in fine, à booster vos ventes en dégageant du temps pour vos commerciaux et en leur donnant de bonnes informations sur les prospects. 

Hubspot est un outil très complet, proposant de nombreuses extensions, mais c’est avant tout un CRM performant. 

Fonctionnalités Clés

  • Templates d’e-mailings à personnaliser selon le cheminement du prospect. 
  • Tracking d’e-mails. 
  • Bibliothèque de contenus consultables entre coéquipiers.
  • Données sur les prospects constamment mises à jour et synchronisées sur tous les appareils. 
  • Consigne et suivi automatique des appels.
  • Automatisation de séquences d’e-mailings.
  • Assignation de tâches selon l’avancée du prospect.  
  • Outil de planification de rendez-vous.
  • Ajout facile des données de vos contacts. 
  • Historique de toutes les interactions. 

Avantages

  • La personnalisation du pipeline est très appréciable, pour un tableau de bord ajusté à vos besoins. 
  • Intégration aux principales messageries : Office 365, Outlook, Gmail…
  • Le support HubSpot est particulièrement réactif. 

Inconvénients

  • La partie Automation semble un peu complexe à prendre en main, mais une formation est proposée par la plateforme. 
  • Le tableau de bord peut être vraiment trop riche, si vous ne ciblez pas les données utiles à votre entreprise.

Tarifs

HubSpot est une suite d’outils performants pour votre entreprise. Les prix varient selon les fonctionnalités que vous souhaitez intégrer à votre offre, mais aussi selon le volume de contacts marketing que vous souhaitez inclure.

Pour autant, le CRM dispose d’une version gratuite, parfaite pour les petites entreprises ou les freelances. Vous y trouverez toutes les fonctionnalités du CRM, mais pour 5 listes d’e-mails actifs, et dans la limite de 2 000 envois d’e-mails marketing par mois.

Ensuite, la formule Starter est proposée à partir de 30 € / mois pour 1 000 contacts marketing, la formule Pro à partir de 1 580 euros / an (2000 contacts marketing inclus).

N’hésitez pas à souscrire à la version gratuite, et à utiliser le simulateur en ligne pour voir quelle offre payante vous conviendrait le mieux, selon le profil de votre organisation. 

15. Calendly : Prise de RDV

Pour optimiser votre temps et votre force de vente, il est nécessaire de faciliter la prise de rendez-vous pour vos clients. Tous vos collaborateurs doivent avoir accès à un outil de planning simple et performant. Calendly prend en charge cette planification pour 10 millions  d’utilisateurs dans le monde entier ! 

Fonctionnalités Clés

  • Dès la connexion avec votre calendrier habituel, Calendly aide à créer des planifications et des possibilités de rendez-vous. 
  • Intégration aux plateformes de CRM ou de facturation (Paypal, Stripe).
  • Rapports et analyses complets sur la prise de rendez-vous.
  • Données des prospects mises à jour en temps réel.
  • Application mobile et/ou sur ordinateur.
  • Suivi facilité des rendez-vous de votre équipe sur un unique tableau de bord.
  • Jusqu’à 6 agendas par utilisateur.
  • Personnalisation des flux de rappels. 
  • Fonction de rappels de rendez-vous par SMS ou par e-mail.

Avantages.

  • Une gestion facilitée des rendez-vous optimise et accélère votre cycle de vente ! 
  • Finis les conflits de planning, ce qui soulage le travail collaboratif.

Inconvénients

  • L’interface a des petits soucis de traduction, ce qui peut rendre la configuration, voire l’utilisation approximative. 
  • Les retours des utilisateurs sur le service client sont très nuancés : difficultés pour stopper un prélèvement, pratiques commerciales brutales. Notre conseil : conservez au maximum la version gratuite ! 

Tarifs

Calendly est une solution de gestion de rendez-vous gratuite ! Cette version vous permet la connexion à un calendrier, la personnalisation de votre page et de votre lien de prise de rendez-vous, avec la planification illimitée de réunions. 

Le plan Essentiel, à 8 dollars / mois / utilisateur, propose la connexion à 6 calendriers et la création illimitée d’événements. 

Le plan Professionnel, à 12 dollars / mois / utilisateur, est le plus populaire auprès des petites équipes. Vous pourrez alors créer des événements collectifs, créer des flux de travail, consulter les statistiques et personnaliser au maximum vos éléments.

Le dernier plan Équipes est facturé 16 dollars / mois / utilisateur. Au programme : le routage via des formulaires, la connexion à Salesforce et la synchronisation des événements internes à votre équipe. 

Si vous représentez une grande organisation, tournez-vous vers la plateforme pour un plan personnalisé, avec des fonctionnalités avancées en termes d’administration et de sécurité. 

Quelle est la Meilleure Plateforme Collaborative de Partage de Documents Gratuite ? 

Pour nous, la meilleure solution de partage de documents est Google Drive. Simple d’utilisation et d’accès (via l’ouverture d’un compte Google), c’est un outil à la fois flexible et robuste, profitant de la sécurisation de Google. 

Quelle est la Meilleure Plateforme Collaborative de Gestion de Projet ?

Notée 4,6/5 sur Capterra, Monday est la plateforme idéale pour la gestion de projet : elle est intuitive et hautement personnalisable, pour une expérience collaborateur agréable. 

C’est Quoi une Plateforme Collaborative ?

Il s’agit d’un espace en ligne qui permet à plusieurs membres d’une équipe de travailler ensemble, d’y partager des documents, des contacts, d’échanger des idées. Vos collaborateurs vont y trouver des fonctionnalités à la fois conviviales et pointues qui favorisent la coopération et la communication. 

Autrement dit, même à distance ou chacun derrière son écran, on peut travailler ensemble, sans faire l’impasse sur la qualité et la productivité. 

Comment Fonctionne une Plateforme Collaborative ? 

Il faut se représenter la plateforme collaborative digitale comme un bureau physique, avec des thématiques (gestion de projet, design, tableau blanc, rédaction). Il suffit que chaque membre de l’équipe s’y connecte pour y trouver le projet en cours et y contribuer.

Pour Résumer

Il existe sur internet de nombreuses plateformes collaboratives qui s’adaptent aux besoins des équipes, selon leurs domaines d’activité ou leurs attentes en termes de management. 

Grâce à ces outils, les équipes peuvent collaborer et communiquer plus facilement, mais également optimiser leur temps de travail, notamment grâce à l’automatisation en ligne de certaines actions. 

Pour les organisations, les plateformes collaboratives sont des outils qui ouvrent le champ des possibles. En effet, elles permettent aux chefs d’entreprises de revoir les modalités de travail de leurs salariés ou de s’entourer de freelances talentueux à l’autre bout du monde, sans perdre en performance. 

Naier Saidane

Naier Saidane

Blogueur, Podcasteur & Coach Entrepreneuriat

Naier est blogueur et expert en business en ligne. Rejoignez Naier et 53k lecteurs mensuels de L’Entrepreneur en vous pour construire, développer et monétiser votre business en ligne.

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