ClickUp ou Notion : Lequel est Fait Pour Vous ?

Pour les chefs de projet et tous les professionnels travaillant sur des lancements de produits, les outils informatiques sont des outils précieux.

Les logiciels de gestion de projet sont nombreux. Ils proposent en général des fonctions collaboratives, la création de tâches et de nombreuses autres fonctionnalités utiles au suivi des projets.

Parmi eux, deux logiciels ont peut-être attiré votre attention : ClickUp et Notion. Intelligentes et dynamiques, ces plateformes ont tout pour plaire.

Vous vous demandez quel logiciel de gestion de projet est fait pour vous ? Voici notre version du match ClickUp vs Notion !

ClickUp ou Notion : Aperçu

ClickUp

ClickUp se présente comme l’application ultime pour remplacer tous vos autres outils d’organisation. Personnalisable et fun, cette plateforme est déjà utilisée par plus de 800 000 équipes dans le monde. Logitech, Spotify ou encore Netflix l’ont adoptée ! 

Son petit plus : une interface claire et ludique que vous modelez à votre façon de travailler.

Dernières fonctionnalités en date : Les ClickUp Dashboards ont transformé la visualisation des données, en offrant une vision en temps réel et une gestion transparente du flux de travail. Ils combinent les fonctions d’un gestionnaire de tâches et d’une plateforme de reporting, facilitant l’édition de tâches, ajoutant des notes contextuelles et encourageant les dialogues centralisés sur les projets.

« ClickUp offre une expérience de gestion de projet polyvalente avec une riche gamme de fonctionnalités et une interface utilisateur conviviale. J’ai particulièrement apprécié la polyvalence, la richesse et l’interface conviviale du logiciel. Les fonctionnalités les plus impactantes pour moi étaient la gestion des tâches, la vue en tableau, le suivi du temps, la planification et le calendrier intégré, les intégrations avec d’autres outils de productivité, ainsi que la personnalisation et la flexibilité de l’interface utilisateur. Il y avait des problèmes de performance et de lenteur, ainsi que des coûts supplémentaires pour certaines fonctionnalités avancées. Cependant, je tiens à souligner que ces problèmes peuvent varier en fonction des besoins et des préférences individuelles. »

Lekmane, Analyste digital, février 2023

Avantages 

• Un outil « couteau suisse » qui va de la gestion de projet aux ressources humaines en passant par une solution CRM. 

• Les 35 Click Apps personnalisent et dynamisent le tableau de bord.
• La fonction Relationships permet de gérer une base de données étendue et solide.
• Les widgets ajoutent une touche d’originalité et d’impact visuel à tous vos tableaux. 
• Le service client est d’une réactivité et d’une pertinence notable !

Inconvénients

• La personnalisation poussée à son maximum peut rendre la courbe d’apprentissage plus difficile.
• Il y a quelques lenteurs, voire des bugs, pour les grandes équipes ou les projets très complexes. 

Tarifs 

Mention spéciale pour la version « gratuite à vie » de ClickUp, qui est très généreuse en fonctionnalités et idéale pour un usage personnel !

Vous profitez gratuitement de 100 Mo de stockage, des tâches et membres illimités, de l’authentification à deux facteurs, des documents collaboratifs et de l’enregistrement vidéo intégré à l’application. Sans compter l’assistance (de qualité) 24/7.

À partir de 7 dollars / utilisateur /mois, le plan Unlimited est indiqué pour les petites équipes. Il ajoute au plan gratuit des fonctionnalités illimitées (stockage/intégrations/diagrammes/tableaux de bord), mais aussi les e-mails internes, le suivi du temps natif et la gestion des ressources. 

Conseillé pour les équipes de taille moyenne, le plan Business est accessible à partir de 12 dollars / utilisateur / mois. Il mise tout sur l’illimité ! Avec, en plus, une automatisation avancée, les estimations granulaires et temps et la gestion de la charge de travail, ainsi que l’accès aux fonctions de chronologie et de cartes mentales. 

Enfin, si vous faites partie d’une grande organisation, le plan Enterprise est fait pour vous ! Au programme : Étiquetage blanc, API d’entreprise, autorisations avancées, MSA et HIPPA et authentification unique (SSO). 

Bon à savoir : si vous êtes intéressé par l’aide que l’IA peut vous apporter en matière de génération d’idées, d’actions ou de documents, ClickUp vous propose de souscrire à une option complémentaire, pour 5 dollars de plus. 

Notion

Ce n’est pas pour rien qu’on entend souvent parler de Notion comme du « deuxième cerveau » de ses utilisateurs… La plateforme offre aux entrepreneurs un espace complet de productivité. Avec plus de 20 millions d’utilisateurs, c’est un outil qui a fait ses preuves.

Son petit plus : une flexibilité absolue ! 

« Dans l’ensemble, mon expérience avec Notion a été très positive. J’ai été impressionné par la flexibilité de l’outil, qui m’a permis de personnaliser mon espace de travail et d’organiser mes projets de manière efficace. J’ai également apprécié la possibilité de collaborer avec d’autres utilisateurs, ce qui a été utile pour travailler sur des projets en équipe. Bien que la courbe d’apprentissage initiale ait été un peu abrupte, j’ai rapidement compris comment utiliser Notion et j’ai trouvé que c’était un outil très puissant et efficace pour la gestion de projet. Cependant, le coût de la version payante peut être un obstacle pour certains utilisateurs, et je pense que la notion pourrait être plus abordable pour les utilisateurs individuels ou les petites équipes. »

Mohamed, Social media manager, février 2023

Avantages 

• Notion est un logiciel ultra-intuitif, rendant sa prise en main immédiate et facile.
• Toutes les formes de contenus sont envisageables et personnalisables : tableaux, to do list, calendriers, pages texte, blocs…
• Si vous connaissez des difficultés avec un format ou une fonctionnalité, la communauté Notion est réactive et la section Ressources du site regorge de tutoriels. 
• La bibliothèque de templates vous permet de créer des Wikis (espace de travail collaboratif) qui correspondent au mieux à vos besoins. 
• L’interface est ergonomique et sobre (sauf si vous décidez de la customiser au maximum, bien sûr !).

Inconvénients

• À cause de la multitude d’options de personnalisation, on peut se sentir un peu dépassé, notamment au début. Notion n’est pas compliqué à prendre en main, c’est plutôt son large éventail de possibilités qui peut impressionner.
• Les internautes rapportent quelques bugs concernant l’import d’images et de liens.

Tarifs

Notion propose une offre gratuite, à usage personnel ou professionnel si vos besoins sont basiques. Vous y profiterez d’un espace de travail pour les équipes, d’intégrations avec des outils comme Slack ou Google Agenda, de données analytiques et vous pourrez y inviter jusqu’à 10 personnes. 

Le plan le plus populaire se nomme « Plus », il est accessible à partir de 8 dollars / utilisateur / mois. Idéal pour les petites organisations, il ajoute au plan gratuit des blocs et des chargements de fichiers illimités, un historique sur 30 jours, ainsi que l’accès autorisé à 100 invités.

Si vous souhaitez un espace collaboratif pour plusieurs équipes, le plan Business de Notion est facturé à partir de 15 dollars / utilisateur / mois. Il permet de créer des espaces privés, d’exporter des PDF en masse, d’obtenir des analyses avancées et un historique de 90 jours. Enfin, l’accès est autorisé à 250 invités. 

Pour les entreprises aux besoins complexes, le plan Enterprise, sur devis, ajoute des fonctionnalités avancées en lien avec le contrôle et la sécurité, un journal d’audits, un historique illimité, le tout jusqu’à 250 invités.  

À noter : pour 8 dollars / utilisateur / mois (option facultative), l’IA vient à votre secours sur Notion pour générer des résumés, gérer automatiquement les tâches ou reformuler vos documents. 

ClickUp ou Notion : Face à Face

Prise en main 

Typiquement, votre chemin sur Notion va commencer par la création d’une page. À l’intérieur de cette page, à vous de décider : texte, tableau, timeline, galerie… Suivez l’arborescence qui vous convient. Particulièrement au moment de la prise en main du logiciel, la sobriété initiale de l’interface est une force, pour ne pas être submergé par les fonctionnalités. Heureusement, les vidéos à visionner à l’ouverture de votre compte sont ultra-pédagogiques, ne les zappez pas ! 

ClickUp est directement organisé en espaces de travail. Chaque espace est ensuite scindé en différents sous-espaces, eux-mêmes décomposés en listes. Les options de personnalisation sont applicables à chaque espace/liste, ce qui peut être très impressionnant pour un débutant ! D’autant plus qu’il vous faudra aller chercher vous-même les informations dont vous avez besoin dans la section Ressources…  

Le gagnant : Notion met ClickUp KO en ce qui concerne la prise en main. Sur ce logiciel tout-en-un, l’utilisateur se sent accueilli et pris par la main pour ses premiers projets.

Templates 

Les templates, ce sont des trames de documents que vous trouvez sur les deux plateformes. ClickUp met à votre disposition 1 000 templates, alors que la bibliothèque de Notion en contient plus de 5 000. Il existe des templates pour… Tout ! Toutes les formes de documents, tous les hobbies, tous les domaines d’activités professionnelles. Sur Notion, les templates sont utilisables tels quels, modifiables (un peu ou beaucoup) et partageables. 

Attention, sur Notion, les templates peuvent être payants ! 

Le gagnant : le nombre de templates sur Notion est appréciable. Un bon template peut vous faire gagner un temps fou au démarrage de votre projet ! 

Personnalisation

Notion a des possibilités quasiment infinies en matière de personnalisation. Sur ClickUp, les agencements sont légèrement moindres. 

Le gagnant : en la matière, Notion est en haut du podium. 

Attention : si ClickUp propose davantage un « cadre » dans les créations de projet et peut sembler moins personnalisable, certains utilisateurs peuvent se sentir rassurés par cette apparente austérité, s’ils ont peur de se noyer dans l’immensité des options sur Notion !

Collaboration

Les équipes aiment généralement beaucoup travailler avec Notion, car les échanges y sont facilités (mention, commentaire, assignation, espaces de travail privés). 

Notion permet certes aux équipes de travailler entre elles, mais aussi de communiquer leur travail aux intervenants extérieurs, via un lien de lecture ou en invitant les personnes avec un accès restreint. 

ClickUp encourage aussi le travail collaboratif, notamment avec sa zone de chat. Comme ça, les échanges se font en temps réel ! Par ailleurs, les invités peuvent lire seulement les documents ou participer aux travaux de l’équipe, dès l’offre gratuite ! 

Le gagnant : sur cette fonctionnalité, le match est serré, mais on donne le point à ClickUp qui réunit les fonctionnalités de Notion, avec une touche d’accessibilité en plus, pour vos clients extérieurs. 

Gestion de projet

Notion est un outil efficace pour la gestion de projet, parce que sa grande personnalisation vous permet de créer tous les calendriers et tous les indicateurs que vous souhaitez ! 

Vous mettez au point des tâches, ajoutez des sous-tâches, des flux de travail, des options de tri, etc. De plus, la fonction d’automatisation permet de vous délester de tâches récurrentes et de définir la dépendance des tâches. 

Sur ClickUp, la gestion de projet fonctionne sur un dashboard qui évolue par glisser/déposer. Vous entrez les échéances, renseignez les assignations, priorisez les tâches tout en envoyant des notifications à vos collaborateurs à chaque changement. 

Le gagnant : Notion profite ici d’un énorme avantage en termes de personnalisation. Ainsi, tous les projets peuvent être gérés et surtout, tous les paramètres peuvent s’accorder à vos exigences et à vos préférences de travail

Gestion de ressources 

Gérer les documents, c’est important dans tous types de projets. Qu’il s’agisse de créer en ligne, d’importer et d’organiser, Notion et ClickUp montrent de nombreuses similarités. 

L’interface de création d’une page texte est très semblable. Là encore, tout est personnalisable et vous pouvez intégrer, à votre guise, des listes, des images, des vidéos ou des liens. 

Le gagnant : Notion est particulièrement adapté au traitement de vos documents et peut même remplacer une solution de traitement de texte, style Google Docs. Il faut dire que Notion a cela dans son ADN, étant à l’origine une application de prise de notes !

Intégrations 

Pour être agiles, les plateformes comme ClickUp ou Notion doivent supporter des intégrations variées avec les outils que vous utilisez habituellement : CRM, e-mails, logiciels de visioconférence, stockage. 

ClickUp est vraiment au point en la matière, nous vous mettons au défi de trouver une application non connectable ! Côté Notion, l’intégration est un point faible, même si la plateforme a beaucoup travaillé sur ce point. 

Le gagnant : si vous voulez connecter de multiples outils sans vous poser de questions, tournez-vous vers ClickUp. Aucune mauvaise surprise à l’horizon ! 

Service Client

Sur Notion, le support client est bicéphale. D’un côté, la bibliothèque de tutoriels vidéos. Et de l’autre, le contact du support via e-mail, essentiellement. La réactivité du support semble assez inégale et les clients de Notion savent qu’ils devront davantage compter sur l’efficacité de la communauté Notion pour trouver les réponses à leurs questions ! 

ClickUp a mis en place différents outils pour permettre aux utilisateurs de joindre le service client : le contact par e-mail, le chat ou le support téléphonique (pour le plan Business). Les retours des utilisateurs de ClickUp sur les forums sont unanimes à ce sujet : le support est non seulement réactif, mais compétent et à l’écoute des clients en matière de mises à jour du logiciel. 

Le gagnant : le service client de ClickUp a très bonne réputation. Si vous cherchez un accompagnement « sécurisé », il se montrera à la hauteur ! 

Tarifs

Sur la base d’une facturation annuelle, les offres payantes des deux plateformes ont des tarifs similaires, même si ClickUp montre un léger avantage (7 et 12 dollars pour ClickUp, 8 et 15 pour Notion). 

Le gagnant : ce qui fait la différence, c’est l’offre gratuite des 2 plateformes. Celle de ClickUp est la plus avantageuse, avec des options illimitées (tâches et membres), du stockage et l’accès à un service client qualifié 24/7.

ClickUp ou Notion : Spécificités

• Gestion du temps : ClickUp propose une fonction Time Tracker, alors qu’il faut lier une application de gestion de temps à Notion pour pouvoir gérer son timing. 
• Chargement : on observe sur ClickUp un temps de chargement qui peut être lent, selon la nature des dossiers ou des projets que vous gérez sur la plateforme. 
• CRM : la base de données sur-puissante et connectée de Notion est un véritable atout pour un CRM de qualité ! 

Pour Résumer

Utilisez ClickUp si

• Vous avez besoin d’un cadre dans la création de vos espaces de travail.
• Vous voulez profiter d’une version gratuite riche en fonctionnalités.
• Vous voulez la meilleure option pour le travail collaboratif. 
• Vous avez besoin d’un tracker de temps.

Utilisez Notion si 

• Vous cherchez à créer une base de données puissante et fiable. 
• Vous misez tout sur la personnalisation de vos espaces de travail. 
• Vous souhaitez une solution avec une prise en main facilitée par des ressources en ligne.
• Vous avez besoin d’une interface propre et simple.