7 Applications pour S’Organiser au Quotidien (Travail & Maison)

Vous êtes à la recherche d’astuces et d’outils pour vous organiser et être plus productif dans votre vie personnelle et professionnelle ?

Bienvenue, vous êtes au bon endroit !

Je vous délivre dans ce guide, tous mes conseils et une sélection d’applications pour y parvenir.

À voir aussi : Les meilleurs logiciels de planning

1. Un Calendrier : Google Calendar

Bien plus qu’un simple calendrier, Google Calendar offre de nombreuses fonctionnalités très intéressantes pour s’organiser au quotidien, aussi bien au travail qu’à la maison.

Découvrez ci-dessous mes 3 fonctionnalités favorites :

1. Le partage d’agenda

Google Calendar permet de partager votre calendrier avec les personnes de votre choix.

Il suffit pour cela, de renseigner l’adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.

Vous pouvez par exemple partager votre agenda avec vos collègues ou vos collaborateurs afin qu’ils connaissent vos disponibilités pour planifier un éventuel rendez-vous.

Mais il peut être également intéressant de partager votre calendrier à vos amis ou votre famille, pour qu’ils ne manquent pas un rendez-vous de prévu par exemple.

2. La planification automatique depuis Gmail

Pour une optimisation de votre organisation, laissez Google gérer vos rendez-vous pour vous.

– Vous avez reçu, par e-mail, la réservation de vos vols pour vos prochaines vacances ? 

– Vous vous êtes inscrit à un webinaire et vous avez reçu une confirmation par e-mail ?

Avec la planification automatique de Google Calendar, lorsque vous recevez un e-mail mentionnant une date ou une heure, vos rendez-vous sont automatiquement enregistrés dans votre calendrier.

3. La création d’objectifs

Cette cinquième et dernière fonctionnalité n’est pas la plus connue mais est très utile pour vous organiser au quotidien.

Elle permet d’ajouter à votre calendrier des objectifs personnels, comme : faire du sport, manger sainement, lire, prendre du temps pour soi…

Le fonctionnement est très simple, vous choisissez la fréquence, la durée de vos activités ainsi que vos disponibilités (matin, après-midi, soir…) et en fonction des créneaux disponibles dans votre agenda, Google Calendar planifie vos activités pour le mois à venir.

Vous recevez des notifications lorsque vous avez terminé votre activité afin de vous informer là où vous en êtes dans votre objectif.

2. Une Boîte e-mail : Gmail

Vous connaissez sûrement Gmail, une des plateformes de messagerie les plus connues et les plus utilisées dans le monde.

À ce jour, elle comptabilise plus de 1,8 milliard d’utilisateurs, ce qui correspond à près de 28 % des parts de marché (contre 7,8 % pour Outlook, et 5,4 % pour Yahoo mail).

Au-delà de ces fonctionnalités basiques, Gmail à de nombreux avantages :

• Une organisation pratique et intuitive de vos e-mails : vous avez la possibilité de les trier par thématique ou par code couleur et de les filtrer en fonction de différents critères.
• Une grande capacité de stockage : Gmail vous offre gratuitement un espace de stockage de 15 Go.
• La synchronisation à vos autres applications Google : si vous utilisez d’autres applications comme Google Agenda, il est très simple les synchroniser à Gmail.
• Une connexion entièrement sécurisée : vous avez la possibilité de configurer la validation en deux étapes pour sécuriser parfaitement votre compte Gmail. De plus, l’application de messagerie intègre un logiciel antivirus qui analyse les e-mails que l’on vous envoie.
• L’accès à tous les produits de la suite Google Workspace (Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms).

Vous avez aussi la possibilité de souscrire à un des abonnements business avec davantage de stockage que la version basique.

3. To-do list : todoist

La to-do list est, d’après moi, un moyen très efficace d’organiser son emploi du temps.

Et d’autant plus, avec un outil comme todoist, qui propose un tas de fonctionnalités intéressantes.

Utilisée par des grandes entreprises telles qu’Apple, Disney ou Shopify… todoist est tout simplement l’application numéro 1 au monde pour organiser vos tâches et augmenter votre efficacité.

Voici quelques unes des fonctionnalités proposées par l’application :

• création et organisation de tâches et de sous-tâches,
• détermination de dates d’échéances récurrentes,
• mise en évidence du niveau de priorité de chaque tâche,
• création de rappels pour vos tâches les plus urgentes,
• délégation de tâches à des membres de votre équipe,
• visualisation de votre productivité…

Si vous optez pour cette application afin d’organiser votre vie quotidienne, je vous conseille de choisir le plan 100 % gratuit.

En revanche, si vous utilisez todoist dans le cadre d’une utilisation professionnelle, sachez qu’il existe deux plans pour les professionnels :

• Le plan Pro qui permet de créer jusqu’à 300 projets et d’intégrer jusqu’à 25 collaborateurs par projet.
• Le plan Business pour 500 projets par membre et d’intégrer jusqu’à 50 collaborateurs par projet.

4. Stockage de fichiers : Google Drive

Des milliers d’entreprises utilisent Google Drive, l’application de stockage cloud sécurisé.

Grâce à l’intelligence artificielle et à la technologie Search de Google, Google Drive offre de puissantes fonctionnalités qui garantissent fiabilité, vitesse et collaboration.

Les deux fonctionnalités principales de Google Drive sont les suivantes :

• le stockage de fichiers et de dossiers (jusqu’à 15 Go par utilisateur avec la version gratuite),
• le partage de vos documents avec les personnes de votre choix.

Bien sûr, vous pouvez également utiliser Google Drive pour un usage personnel afin de créer, et d’organiser vos documents (factures, fiches de paie et autres documents).

5. Capturer des informations : Kindle & Instapaper

Vous trouvez des choses intéressantes à lire, mais n’avez pas toujours le temps de les lire sur le moment ?

Découvrez sans plus attendre deux outils qui vont vous permettre de devenir un lecteur plus organisé et plus productif.

Instapaper

Instapaper propose en effet plusieurs fonctionnalités intéressantes :

• la recherche avancée d’articles sur une thématique bien précise,
• l’ajout de notes sur vos articles ou la mise en évidence d’une partie du texte grâce à la fonctionnalité « soulignement »,
• le stockage d’articles, 
• la création d’une archive dans laquelle vous pouvez conserver vos éléments lus,
• le partage d’articles, 
• la création de listes de lecture,
• la synchronisation d’articles sur vos différents appareils (iPhone, iPad, Android ou Kindle).

Vous pouvez l’utiliser aussi bien pour un usage professionnel (enregistrer des articles intéressants lorsque vous faites de la veille et les partager avec des collaborateurs susceptibles d’être intéressés ou encore préparer des travaux de présentation), que pour un usage personnel (enregistrer une recette de cuisine, les paroles de chansons, un itinéraire de voyage, et tout ce que vous rencontrez en naviguant).

Instapaper propose une version 100 % gratuite qui vous permet d’enregistrer un nombre illimité d’articles, de vidéos et d’autres pages web ainsi qu’une version premium au tarif de 2,99 $ par mois ou 29,99 $ par an qui vous donne accès à :

• la création de notes en illimité,
• un site et une application sans aucune publicité,
• une accélération de la lecture pour parcourir les articles 3 fois plus vite.

Kindle

Le lecteur Kindle physique ainsi que son application mobile permettent aux utilisateurs de lire des e-books mais pas que, Kindle propose également :

• la fonctionnalité marque-page qui permet de mettre des extraits de côté,
• les fonctions « annotation » et « surlignage » qui vous donnent la possibilité d’organiser vos rédactions, de préparer vos présentations ou d’appuyer vos discours.

L’application Kindle est entièrement gratuite.

Cerise sur le gâteau ! Les deux outils sont parfaitement complémentaires.

Vous pouvez en effet associer Instapaper à votre lecteur Kindle afin de bénéficier d’un maximum de fonctionnalités.

6. Écrire & Organiser vos Notes : Notion

Notion est une application de prise de notes tout-en-un pour écrire et organiser vos notes.

La fonctionnalité principale est bien sûr la prise de notes.

Notion vous permet de créer et gérer des notes sur lesquelles vous pouvez intégrer, des images, des pièces jointes, des fichiers audios, des bases de données, des dates de rappel et bien plus encore.

Elle peut être utile pour organiser vos notes pour les cours, pour vos réunions ou encore pour vous accompagner dans votre rédaction de contenu.

Mais l’applications vous propose également d’autres fonctionnalités comme :

• la gestion de projets : vous pouvez planifier et suivre vos tâches et projets,
• la centralisation de vos informations avec la fonction Wiki :  vous pouvez centraliser toutes vos informations importantes dans un seul endroit afin de ne pas perdre de vue vos objectifs.

L’utilisation de Notion peut sembler compliquée à premier abord, mais croyait moi, l’investissement vaut la peine.

Le grand avantage de cette application, c’est qu’elle est disponible sur PC, Mac, mais également sur mobile. Vous avez donc la possibilité d’accéder à vos contenus peu importe l’endroit où vous vous trouvez.

Notion propose 4 options tarifaires :

• Une première version gratuite qui vous permet de partager vos projets avec 5 invités et de bénéficier d’un maximum de fonctionnalités. En revanche, vous serez limités au niveau des pages et des blocs,
• Une version Pro à 5 $ / mois,
• Une version Team à 10 $ / mois et par utilisateur si vous travaillez en équipe et que vous souhaitez bénéficier d’un espace de travail collaboratif,
• Une version entreprise avec un tarif sur mesure selon les besoins et l’utilisation.

7. Suivre votre Temps : toggl track

L’application Toggl track est une excellente solution pour vous aider à vous organiser dans votre vie professionnelle, car elle permet d’enregistrer, de suivre et d’analyser votre temps de travail.

Que vous soyez entrepreneur, chef d’entreprise, ou salarié, voici comment Toggl track peut répondre à vos besoins d’organisation :

Entrepreneurs, savez-vous combien de temps, vous passez sur chaque tâche ?

En tant que micro entrepreneur, vous êtes sur tous les fronts (comptabilité, relation client, communication…), Toggl track s’avère alors très pratique pour connaître précisément les tâches sur lesquelles vous passez le plus de temps.

Grâce à des rapports d’analyse très précis, vous pouvez prendre des décisions stratégiques pour développer votre business, comme déléguer ou encore automatiser certaines tâches chronophages.

De plus, si vous facturez vos clients à l’heure, ou à la journée, le temps facturable est bien plus simple à déterminer.

Salariés, vous avez une todo à rallonge et ne parvenez pas à la terminer ?

Il est facile d’être distrait par un e-mail, un appel, une demande de dernière minute… Et finalement, la journée passe sans que vous ayez terminé tout ce que vous avez à faire.

Toggl track vous permet alors de fixer des créneaux de travail pendant lesquels vous êtes concentré sur une seule et même mission.

Managers, contrôlez facilement l’activité de votre équipe grâce à des tableaux de bord

Rapport résumé, détaillé ou hebdomadaire, analysez les tableaux de bord de votre équipe afin d’optimiser la productivité de chaque collaborateur.

L’outil est très pratique, vous avez la possibilité de créer différents projets et de générer des rapports sur différentes périodes : la veille, le jour même, la semaine en cours, le mois en cours…

Toggl Track est utilisé par 5 millions d’utilisateurs et obtient une note de 4,7 / 5 sur 1907 avis récoltés.

Prenons l’exemple de la société Perception Engineering qui fournit des solutions d’ingénierie et fait confiance à Toggl Track pour améliorer sa gestion du temps :

Depuis qu’elle utilise Toggl track, elle économise plus de 10 h par semaine. 

Comment c’est possible ?

Avant d’utiliser l’application, les managers suivaient le temps de travail des collaborateurs avec des tableurs Excel.

Il s’agissait d’un travail long et fastidieux.

Aujourd’hui, Toggl Track permet à chaque collaborateur de l’entreprise, d’économiser entre 15 et 20 minutes par jour, tout en fournissant des données précises et détaillées sur les projets sur lesquels il a travaillé dans la journée.

Vous souhaitez tester l’application Toggl Track ?

Voici les différentes options qui s’offrent à vous :

• un premier plan 100 % gratuit qui vous donne la possibilité de créer des projets en illimité et de suivre votre temps de travail (pour 5 utilisateurs maximum),
• le plan starter à 10 $ par utilisateur et par mois en abonnement mensuel, idéal pour les petites équipes,
• le plan premium à 20 $ par utilisateur et par mois en abonnement mensuel, adapté aux grandes équipes à la recherche de fonctionnalités avancées,
• le plan entreprise, qui offre des solutions sur mesure (tarif sur demande).